Finansijsko knjiženje eFaktura

Knjiženje elektronskih faktura u finansijskom knjigovodstvu se odvija poluautomatski, gde se podaci o iznosima iz elektronske fakture preuzimaju iz elektronske fakture, a unose se samo podaci o kontima glavne knjige. Pre samog postupka knjiženja elektronske fakture ista mora biti odštampana u cilju knjigovodstvene likvidature i prihvaćena. Knjiženje se odvija uz pomoć forme na slici 1.:


Slika 1.

Uz pomoć forme sa slike 1 moguće je uraditi sledeće:

Proknjižiti eFakturu;

Pregledati proknjižene stavke

Izvršiti ispis naloga knjiženja i

Izvršiti ispis dnevnika sesije

Proknjižiti eFakturu

Knjiženje započinje nakon preuzimanja elektronske fakture sa portala SEF i odvija se poluautomatski uz pomoć forme sa slike 1. U BusinessWise Finex se uglavnom direktno knjiže ulazne fakture koje predstavljaju trošak firme, s knjigovodstvene tačke gledišta. Dakle ovom opcijom se ne knjiže ulazne fakture namenjene ulazu u maloprodajnim objektima i robno-materijalnom knjigovodstvu, s obzirom da postoji način da se ulazne fakture isknjiže odgovarajućim opcijama u maloprodaji i robno-materijalnom knjigovodstu odvojeno. U skladu s tim forma sa slike 1. je prilagođena za knjiženje troškova firme i ukoliko forma ne odgovara Vašoj nameni dotičnu elektronsku fakturu ćete proknjižiti standardnom opcijom za knjiženje faktura.

U polju "Poslovna godina" unosi se poslovna godina u kojoj se knjiži promena. Prostom promenom poslovne, u pomenutom polju, vrši se izbor za knjiženje poslovne godine uz pitanje:


Slika 2.

Klikom miša na dugme sa odgovorom "Da", ili pritiskom Enter dirke na tastaturi, potvrdiće se izbor nove poslovne godine, a u protivnom klik mišem na dugme sa odgovorom "Ne", ili pritiskom na Esc dirku tastature, značiće da odustajemo od promene poslovne godine.

Broj naloga unosimo u polje “Broj naloga”. Listu otvorenih naloga možemo pretraživati sistemom pretrage, klikom miša na dugme s lupom odmah iza pomenutog polja, ili pritiskom F9 funkcijske dirke na tastaturi. Ako je nalog otvoren u polje “Datum naloga” će se pojaviti datum otvaranja ovog naloga i u tom slučaju ga ne unosimo (niti možemo da ga unesemo). U slučaju da nalog sa unešenim brojem nije otvoren moramo da unesemo datum u polje “Datum naloga”. Nakon upisa prve stavke u nalogu, novounešeni nalog će biti i formalno kreiran. Ako je nalog zaključan, radi sprečavanja narušavanja integriteta isknjiženih naloga, nećemo moći da vršimo nikakva knjiženja nad ovim nalogom. To će biti propraćeno upozorenjem u vidu forme sa slike 3.:


Slika 3.

Pravo da zaključava i otključava naloge ima samo BusinessWise Administrator (šef računovodstva), pa u slučaju ovakve poruke prijavite se njemu kako biste dobili valjane odgovore.

U polje “Datum knjiženja (poreski period)” unosimo datum knjiženja promene, odnsno datum pod kojim će promena biti zavedena u poreskoj evidenciji. Ovaj datum ima svoju ulogu u proceni pravovremenosti knjiženja, koji mora da zadovoljava kriterijume međunarodnog računovodstvenog standarda, u dnevniku knjiženja. Datum knjiženja je identičan i sa datum registrovanja promene u poreskoj evidenciji, što osigurava progresiju datuma u poreskoj evidenciji i sprečavanje grešaka koje mogu nastati datumskim digresijama koje narušavaju prethodni poreski period. U slučaju digresije datuma pojaviće se upozorenje, kao na slici 4.:


Slika 4.

U slučaju da se ipak mora načiniti datumska digresija morate se obratiti Vašem nadređenom rukovodiocu za razrešenje situacije, što uglavnom dovodi do "otključavanja" poreskog perioda što je u isključivoj nadležnosti BusinessWise Administratora (šefa računovodstva).

U slučaju da je na elektronskoj fakturi iskazan porez na dodatnu vrednost (PDV), na osnovu sadržaja elektronske fakture, nakon procesa likvidature, opredeljujemo sa da li je iskazani PDV sa, ili bez, prava na odbitak prethodnog PDV. Svoju odluku iskazujemo "štikliranjem", odnosno prihvatanjem konstatacije da se PDV može odbiti kao prethodniu PDV u opciji "SA pravom na odbitak prethodno obračunatog PDV". Uslučaju da je zaključeno da se iskazani PDV na elektronskoj fakturi ne može odbiti kao prethodni PDV, pomenutu opciju moramo "deštiklirati". Zavisno od ovog izbora menjaće se neznatno i izgled forme sa slike 1.

Podaci o dobavljaču se preuzimaju iz elektronske fakture i vidljivi su na formi sa slike 1. U slučaju da u BusinessWise katalogu partnera nije registrovan partner koji je izdao elektronsku fakturu, biće automatski registrovan sa podacima koji se nalaze na samoj elektronskoj fakturi. S obzirom da su podaci sa fakture obično nedovoljni za kasniju upotrebu u BusinessWise, morate pristupiti dopuni tih podataka iz drugih izvora.

Na formi sa slike 1. su vidljivi i podaci o samoj elektronskoj fakturi: njenom datumu izdavanja, datumu dostpeća i ukupnom iznosu za plaćanje. S obzirom da su sve pomenute informacije preuzete iz elektronske fakture, nakon vizuelne kontrole, Pristupamo unosu konta dobavljača na kome će se knjižiti obaveza za plaćanje fakture u polju "Konto dobavljača". Za pronalaženje konta možemo koristiti sistem pretrage tako što mišem kliknemo na dugme sa slikom lupe, ili pritisnemo funkcijsku dirku F9 na tastaturi. Kontni okvir možemo pregledati, u obliku koji je vizuelno prihvatljiviji jer je predstavljen u stilu razgranatog stabla, pritiskom funkcijske dirke F8 na tastaturi. Takođe možemo pristupiti otvaranju novog konta ako unesemo konto koji ne postoji, pri čemu dobijamo poruku kao na slici 5.:


Slika 5.

Podrazumevani odgovor je "Ne", jer se u većini slučajeva ukucava pogrešna šifra konta, koji se potvrđuje Enter dirkom na tastaturi. Ako se izabere odgovor "Da", promenom fokusa na dugme "Da", a zatim pritiskom Enter dirke, ili klikom miša na pomenuto dugme, otovoriće se nova forma za unos novog konta. Pojavljivanje forme za unos novog konta se može izdejstvovati i pritiskom Insert dirke na tastaturi, bez navođenja bilo kakve šifre konta.

Zavisno od izbora u opciji "SA pravom na odbitak prethodno obračunatog PDV", odnosno "štikliranju" pomenute opcije, moguće je uneti odgovarajuća konta glavne knjige za unos odbitnog PDV u polju "Konto odbitnog PDV". Za pronalaženje konta možemo koristiti sistem pretrage tako što mišem kliknemo na dugme sa slikom lupe, ili pritisnemo funkcijsku dirku F9 na tastaturi. Kontni okvir možemo pregledati, u obliku koji je vizuelno prihvatljiviji jer je predstavljen u stilu razgranatog stabla, pritiskom funkcijske dirke F8 na tastaturi. Takođe možemo pristupiti otvaranju novog konta na način koji je opisan iznad. Na formi sa slike 1. se posebno evidentira PDV po višoj i posebnoj stopi, ali zavisno od prisutnosti iznosa PDV po pojedinim stopama, biće konfigurisan deo forme, pa će izgledati slično ovome:


Slika 6.

Na slici 6. se jasno vidi da elktronska faktura ima iznos PDV po opštoj stopi i neoporeziv iznos. U slučaju da elektronska faktura ima iznos PDV po posebnoj stopi bio bi i on prikazan na ovom delu forme. Iznosi PDV sa odgovarajućim kontima odbitnog PDV su prikazani na odgovarajućim jezičcima (TAB) sa oznakama kojoj stopi PDV pripadaju. Ukoliko je na elektronskoj fakturi iskazan i neoporezovani iznos (taksa na brojilo za TV pretplatu, razne komunalne i druge takse, kamate...) i jezičak "Neoporezivo" će biti prisutan na delu forme, kao što je to prikazano na slici 1.

U slučaju da je potrebno odbiti samo deo ponuđenog PDV, predlažemo da se prihvati ceo PDV kao odbitni, a kasnijom izmenom naloga glavne knjige standardnim knjiženjem glavne knjige, da se koriguje isknjiženi PDV na iznos na koji se ima pravo na odbitak. U slučaju da iznos PDV određene poreske stope ne može biti u celosti iskorišćen za odbitak prethodnog PDV, bez obzira na prethodnu odluku u opciji "SA pravom na odbitak prethodno obračunatog PDV", ovde separatno možemo isključiti iznos PDV za knjiženje određene poreske stope "deštikliranjem" opcije "Unešeni iznos PDV je sa pravom na odbitak".

Konto odbitnog PDV unosimo u polje "Kontno odbitnog PDV", a konto neoporezivog iznosa u polje "Konto naknade bez PDV". Za pronalaženje konta možemo koristiti sistem pretrage tako što mišem kliknemo na dugme sa slikom lupe, ili pritisnemo funkcijsku dirku F9 na tastaturi. Odmah u produžetku, iza naziva izabranog konta, prikazaće se zbir dugovne i potražne strane na tom kontu sa saldom, što može pomoći kod knjiženja. Kontni okvir možemo pregledati, u obliku koji je vizuelno prihvatljiviji jer je predstavljen u stilu razgranatog stabla, pritiskom funkcijske dirke F8 na tastaturi. Takođe možemo pristupiti otvaranju novog konta na način koji je opisan iznad.

Ukoliko na delu forme sa slike 6. ima više jezičaka (TAB), sa više poreskih stopa, prelazak na narednu stopu možemo izvriti klikom mišem na dugme "Pređi na naredni PDV", ili klikom na sam jezičak (TAB) sa poreskom stopom.

Knjiženje troškova se uobičajeno izvodi na jednom kontu, uz navođenje troškovnog mesta. U komplikovanijim slučajevima potrebno je uraditi raspodelu troška na odgovarajućim troškovnim mestima, što je takođe omogućeno na delu forme sa slike 7.:


Slika 7.

U polje "Konto troška" unosimo konto predviđen za knjiženje troškova. Za pronalaženje konta možemo koristiti sistem pretrage tako što mišem kliknemo na dugme sa slikom lupe, ili pritisnemo funkcijsku dirku F9 na tastaturi. Kontni okvir možemo pregledati, u obliku koji je vizuelno prihvatljiviji jer je predstavljen u stilu razgranatog stabla, pritiskom funkcijske dirke F8 na tastaturi. Takođe možemo pristupiti otvaranju novog konta na način koji je opisan iznad.

Troškovno mesto možemo uneti u polje "Troškovno mesto", ali i ne moramo, zavisno od politike firme i potrebe za evidentiranjem troškova po troškovnim mestima. Ako je prethodno izabrana šifra konta, za koju je podešeno da se dati konto prati po troškovnim mestima, moraće da se unese obavezno troškovno mesto. Ukoliko ovo svojstvo nije podešeno u kontnom okviru za dati konto, unos troškovnog mesta se zaobilazi i prelazi se na sledeće polje na formi sa slike 1. Za pronalaženje željenog troškovnog mesta možemo koristiti sistem pretrage tako što mišem kliknemo na dugme sa slikom lupe, ili pritisnemo funkcijsku dirku F9 na tastaturi. Odmah u produžetku, iza izabrane šifre troškovnog mesta, prikazaće se naziv troškovnog mesta. Mora se izabrati troškovno mesto koje ne sadrži druga troškovna mesta u svojoj grani, jer u protivnom će se prikazati forma kao na slici 8.:


Slika 8.

U ovom slučaju pritisnite samo Enter dirku na tastaturi, ili kliknite mišem na "OK" dugme. Otvaranje novih troškovnih mesta nije omogućeno sa mesta za unos šifre troška. Opis knjiženja koji se odnosi na željeno troškovno mesto je dragocena napomena, pa ga možemo uneti u polje "Opis knjiženja" na delu forme sa slike 7.

U slučaju da je potrebno izvršiti raspodelu troškova po više od jednog troškovnog mesta, potrebno je u polju "Iznos troška" uneti odgovarajući iznos koji pripada unetom troškovnom mestu. U tom slučaju ostatak iznosa biće prenet na naredni unos odgovarajućeg novog konta (ili zadržati prethodni konto troška!) i novog troškovnog mesta. U tom slučaju se automatski kreira novi jezičak (TAB) za unos podataka.

Ako ne želimo raspodelu troškova, ili ako smo je već prethodno uneli, nastavljamo knjiženje. U slučaju da smo se predomislili možemo izbrisati unos za željeni trošak klikom miša na dugme "Ukloni trošak", nakon čega će unos biti obrisan.

Ukoliko je prethodno izvršeno zavođenje ulaznog dokumenta u ulazni delovodnik, dokument je već dobio zavodni delovodni broj, pa nastavak knjiženja trebamo obaviti sa isitm delovodnim brojem, gde će se nakon knjiženja dokumenta postojećem delovodnom broju dodati poreska evidencija, zavisno od izbora:
- dali je dokument sa pravom na odbitak PDV-a, ili ne.
Iz tog razloga u polje "Delovodni broj" unosimo zavodni broj sa dokumenta. Mađutim ako prethodno nije izvršeno zavođenje dokumenta, već se zavođenje obavlja prilikom samog knjiženja, u polje "Delovodni broj" ostavite (ukucajte!) nula (0), kako bi se prilikom knjiženja dokumenta konkurentno izvršila dodela delvodnog (zavodnog) broja.

U slučaju unosa delovodnog broja na kome je izvršeno knjiženje drugog dokumenta, biće prikazano obaveštenje, kao na slici 9.:


Slika 9.

Unos se nastavlja na polju "Opis knjiženja" na formi sa slike 1. Uneti opis se ne upisuje jedino kod knjiženja na kontima troškova gde ga menja uneti opis pri unosu troška.

Na kraju knjiženje završavamo upisom podataka u nalog glavne knjige klikom miša na dugme "Proknjiži eFakturu". U slučaju da se knjiži poreska evidencija biće na kraju prikazan upit za eventualni pregled knjiženja poreske evidencije. Ukoliko želite da prekontrolišete knjiženje, ili želite da izvršite korekciju poreske evidencije, klknite potvrdno na ponuđeno pitanje.

Po završetku knjiženja biće nam ponuđen pregled stavki naloga koje su isknjižene.

Pregledati proknjižene stavke

 Na jezičku (TAB-u) "Stavke naloga" možemo pregledati stavke naloga koji smo knjižili. Ovaj pregled se automatski nudi nakon završetka knjiženja, a kontrolu isknjiženja možemo vršiti i u toku samog knjiženja, ako mišem klknemo na jezičak "Stavke naloga". Izgled ovo jezička je identičan kao i u opciji knjiženje finansijskog naloga, koja se poziva sa menija u BusinessWise Finex.

Izvršiti ispis naloga knjiženja

Ispis naloga glavne knjige koji se trenutno vidi na formi sa slike 1. može se izvršiti klikom miša na dugme "Ispis naloga". Nakon toga biće kreran uvid na ekranu odakle se po želji nalog može odštampati.

Izvršiti ispis dnevnika sesije

Dnevnik sesije je u suštini dnevnik rada operatera. Nakon isknjiženja jednog ili više naloga glavne knjige, na kraju posla (sesije) kliknimo mišem na dugme “Dnevnika sesije” sa slike 1. Ovim postupkom će svi izabrani nalozi u dnevniku sesije biti proknjiženi i njihova kasnija izmena neće biti moguća. U tom slučaju na naloge koji su obuhvaćeni nekim od ranijih dnevnika sesije možemo uticati samo doknjiženjem stavaka, ukoliko nisu prethodno zaključani. Dnevnik sesije se radi različito za BusinessWise operatere i za BusinessWise Administratore. BusinessWise Administrator ima mogućnost da dnevnikom sesije obuhvati sve naloge, bez obzira koji ih je BusinessWise operater isknjižio, dok BusinessWise operater može dnevnikom sesije obuhvatiti samo svoje naloge. U suštini dnevnik sesije ne predstavlja ništa drugo već trajno isknjiženje naloga, nakon čijeg rada stavke u obuhvaćenim nalozima više ne mogu da se ispravljaju, niti poništavaju.