Automatsko knjiženje eFaktura u BusinessWise Magic i BusinessWise Trade

Evidentiranje robe se obavlja u robno-materijalnom knjigovodstvu i maloprodaji, dok se evidentiranje materijala i sirovina se obavlja samo u robno-materijalnom knjigovodstvu. Automatsko knjiženje promena navedenih dokumenata je moguće odmah pri preuzimanju i obaveznom odobravanju (prihvatanju!) elektronske fakture. Polazimo od opcije koja predstavlja centar za obradu elektronskih faktura klikom miša na dugme uokvireno crvenom bojom:


Slika 1.

Nakon toga se pojavljuje forma centra za upravljanje elektronskih faktura, kao na slici ispod:


Slika 2.

Nakon toga mišem izaberemo jedu od prihvaćenih elektronskih faktura i klikom miša na dugme "Proknjiži", ali takođe i desnim klikom miša na izabrani red u tabeli sa eFakturom, pojavljuije se meni, kao na donjoj slici:


Slika 3.

Izaberimo mišem jednu od opcija:

Prvi izbor će Vam omogućiti automatsko knjiženje eFakture u robno-materijalno knjigovodstvo (BusinessWise Magic) i automatsku izradu prijemnice za robu, sirovine, ili materijal. Drugi izbor će Vam omogućiti automatsko knjiženje robe u maloprodaji (BusinessWise Trade) i automatsku izradu ulazne kalkulacije na malo. Ovde treba istaći da će se nakon automatskog knjiženja, zavisno od podešenosti sistema BusinessWise, evidencija izvršiti i na porskim karticama (ulazno delovodniku!), kao i automatsko knjiženje glavne knjige uz pomoć "čarobnjaka" (BusinessWise Wizard). Automatsko knjiženje u robno-materijalnom i maloprodaji se odvija uz pomoće jedne te iste forme, čija upoteba varira od toga kak ose koristi. Ovde ćemo objasniti upotrebu forme sa donje slike:


Slika 4.

Na samoj formi sa slike 4. se vide podaci sa elektronske fakture, a u tabeli se vide stavke koje treba uvesti. Ovde treba naglasiti razlike koje postoje u ponašanju prilikom automatskog knjiženja u maloprodaji i robno-materijalnom knjigovodstvu i koje se uglavnom odnose na nedostupnost unosa pojedinih polja sa forme u prilikom automatskog knjiženja eFakture u maloprodaji. To su polja za unos: radnog naloga, ugovora, rute i tendera. Kao što se vidi iz tabele sa stavkama može se izvršiti automatsko knjiženje samo izabranih stavki.

Delimično knjiženje stavki iz elektronske fakture se vrši samo ukoliko postoje artikli na fakturi koji ne pripadaju istoj mogućnosti iskorišćenja prethodnog PDV sa pravom, ili bez prava, na odbitak. Ukoliko imate potrebu da evidentirate neke stavke sa eFakture sa pravom na odbitak prethodnog PDV (izabrana opcija "Pravo na odbitak prethodnog PDV"), mišem označite ("štiklirajte") te stavke i automatski ih proknjižite, a zatim ponovite automatsko knjiženje iste eFakture sa izborom preostalih stavki uz "deštikliranje" opcije "Pravo na odbitak prethodnog PDV". Treba naglasiti da će se u tom slučaju, odmah nakon unosa šifre skladišta, ili maloprodajnog objekta pojaviti upozorenje da je izabrana eFaktura knjižena u izabranom objektu, što će Vas sprečiti da napravite slučajnu grešku u nehotičnom repetiranju automatskog knjiženja.

Još prilikom popune tabele će se izvršiti otvaranje artikala, uz inteligentno povezivanje dobavljačevih šifara sa Vašim lokalnim šiframa artikala, što će omogućiti da se taj proces ne ponavlja stalno, već samo prvi puta. Potrebno je naglasiti još da je neophodno izvršiti unos cena za novootvorene artikle, ali i za one koji su već otovoreni, a poreski podaci i podaci o cenama se ne podudaraju sa magacinskim, ili maloprodajnim. Više o ovome možete pročitati na linku koji se odnosi na sam rad fome sa slike 4.