Svima je poznat problem čuvanja podataka iz knjigovodstvenih evidencija, pogotovu što je isti zakonski propisan: različiti periodi čuvanja - za različite evidencije. Tako su podaci iz glavne knjige obavezni da se čuvaju u periodu od 10 godina, a podaci o radnicima i primanja radnika trebaju se čuvati trajno, čak i nakon prestanka rada preduzeća ili radnje. Zakonom je predviđeno da, ukoliko se pomenute evidencije vrše softverom za obradu podataka, mora se čuvati sofver zajedno sa bazom podataka, radi odštampavanja potrebnih podataka u bilo koje vreme koje je Zakonom predviđeno.

Modernizacijom računovodsvenih poslova, uvođenjem ERP softvera, problem arhiviranja podataka se ne eliminiše, već i dalje postoji. Mnogi ERP softveri ovaj problem zaobilaze i ostavljaju korisnicima softvera da rešavaju problem arhiviranja.

Ovo stavara potencijalne mogućnosti da:

1. je nemoguće pouzdano čuvati podatke na samo jednom medijumu, zbog starenja medijuma i rizika nemogućnosti njegovog kasnijeg očitavanja;

2. je nemoguće brzo restaurirati ceo sistem sa bazom i softverom na bilo koju platformu operativnog sistema, jer nakon par godina proizvođači baza podataka i ERP softvera prestaju da pružaju podršku starih verzija softvera za novije operativne sisteme (često je nemoguće restaurirati sistem od pre nekoliko godina na novi operativni sistem);

3. je nemoguće kadrovski izvesti restauraciju starog sistema jer se i pored dokumentovanih procedura, neke stavri zaborave što dovodi u pitanje stabilnost i upotrebljivost restauriranog sistema;

4. je nemoguće obezbediti (ili platiti) podršku proizvođača softvera u slučaju zatvaranja firme (ili prekida ugovora sa tadašnjim isporučiocem softvera).

Naravno, uvek postoji mogućnost odštampavanja svih potrebnih računovodstvenih izveštaja na papiru i kasnije njihovo trajno, ili vremenski određeno, čuvanje. Ovo je dobro rešenje, ali ne i najbolje, pogotovu što čini poprilične troškove, a izrabljivanjem štampača čini njihov radni vek više puta kraćim. Pritom se gubi dosta dragocenog vremena na sam proces odštampavanja, a pretragu podataka iz ovakvih arhiva često čini skoro neizvodljivom, s obzirom na veličinu arhiva.

Zato je od velike važnosti ako je problem arhiviranja adekvatno rešen u samom ERP softveru. BusinessWare je jedan od ERP softvera koji ovaj problem ima rešen na orginalan način:

1. Svi računovodstveni izveštaji, namesto da se odštampavaju snimaju se u široko rasprostranjenom Adobe-ovom PDF formatu;

2. Snimljeni PDF izveštaji se dodatno hijerarhiski povezuju, opet putem novih PDF dokumenta, ili pomoću html dokumenata.

Svi znamo da je Adobe PDF široko rasprotranjen format podataka, koji je podržan na skoro svim operativnim sistemima (pa čak i na mobilnim uređajima). Ono što ovaj format podataka za arhiviranje čini preporučljivim je vertikalna naviše kompatibilnost podataka sa novim verzijama PDF čitača. Svi smo, manje - više došli u dodir sa nekim, više godina starim, PDF dokumetom i bez problema ga otvorili u najnovijem PDF čitaču. Ovde namerno ne pominjem Adobe (Acrobat) Reader, zato što danas na tržištu softvera posotji veliki broj proizvođača softvera, koji proizvode kompatibilne PDF čitače.

Ovako arhivirani podaci imaju sledeće prednosti:

1. Podaci iz arhiva su nezavisni za upotrebu od operativnog sistema, bilo da se radi o tehlološkom poboljšanju iste vrste, ili prelaskom na drugu vrstu operativnih sistema;

2. Podaci iz arhive se mogu očitati upotrebom potpuno besplatnih softvera, koji postoje skoro na svakom operativnom sistemu;

3. Ne treba specijalno instalirati nikakav poseban softver na računaru na kome će se pregledati arhiva, što arhive čini trenutno dostupnim;

4. Podatke iz arhiva moguće je postaviti veoma lako, prostim kopiranjem, na WEB server intraneta/Interneta i time ih učiniti dostupnim širem krugu ljudi uz pomoć Internet pretraživača, koji već imate instaliran na svom sistemu;

5. Veoma je lako i brzo, putem obične funkcije Find (naći na engleskom) iz Edit (uredi) menija svakog Internet pretraživača i PDF čitača, pronaći određeni arhivski dokument iz željene poslovne godine (nije potreban nikakav poseban softver za pretragu dokumenata);

6. Moguće je svaki arhivski dokument odštampati na orginalan način, na bilo kom štampaču, veoma lako i brzo;

7. Arhivirane podatke je moguće veoma lako kopirati (narezivati) na proizvoljan broj medijuma i kao takve ih čuvati na određenim mestima;

8. Izrada Arhiva iz BusinessWare ERP softvera je potpuno automatska i moguća je u bilo koje vreme u godini. Arhivirani podaci se čuvaju sa datumom arhiviranja. Veoma je lako na običnom CD, ili DVD, medijumu izraditi (narezati) arhive u cilju predaje podataka revizorskoj kući sa potrebnim uputstvom za korišćenje arhiva;

9. Obučeni kadrovi za upotrebu arhiva nisu potrebni, već su dovoljni informatički pismeni kadrovi, koji znaju da koriste Internet pretraživač i PDF čitač i usput znaju da odštampaju sadržaje iz pomenutih softvera;

10. Arhiviranje podataka u BusinessWare ERP softveru je uključeno u svim verzijama softvera i dodatno se ne naplaćuje.

Ovih 10 prednosti su i 10 razloga za korišćenje BusinessWare ERP softvera, koji BusinessWare stavljaju ispred konkurencije, čak i ispred mnogo skupljih i složenijih ERP sistema.