Elektronske fakture u BusinessWise

Nakon odlaganja primene u decembru 2021. za 1. maj 2022. godine dogodile su se mnoge promene. Promene su se odnosile na promenu XML datoteke, koja je predmet slanja portalu, ali i u samom API (Aplication Program Interface), gde je poslednja promena bila 14. aprila 2022. godine, samo 16 dana pre same primene. Ove zakasnele promene nagoveštavaju probleme, pa ih svakako treba očekivati, ali i toleranciju državnih organa u samoj primeni zakona o elektronskom fakturisanju.

Što se tiče same primene zakona u BusinessWise programskom paketu uspešno su obuhvaćene promene u vezi slanja faktura iz BusinessWise Magic, ali i iz BusinessWise Komuna programskog paketa. Ovde će biti više reči o ovim promenama, koje se tiču slanja i prijema faktura sa portala posrednika. Odmah treba razjasniti da se fakture šalju svaka ponaosob u obliku XML datoteke programski direktno na portal posrednika za elektronske fakture. To praktično znači da ste morali da se registrujete kod posrednika za ovaj čin i da dobijete korisničko ime i lozinku za pristup posrednikovom portalu, odnosno da imate potpisan ugovor o ovom poslu, koji bliže definiše Vaše i posrednikove obaveze i prava.

Šta je predmet slanja na portal?

Faktura, u vidu XML datoteke, se šalje putem BusinessWise direktno na portal posrednika. Praksa je da se u XML datoteku „spakuje“ i PDF dokument sa originalnim izgledom fakture, barem u početnoj fazi, kako bi Vaš kupac mogao da vizuelno u originalu pogleda Vaš račun. Naravno postoji i takozvani „generički“ prikaz izgleda fakture, koji je identičan za sve Vaše dobavljače, ali i Vaše kupce, na kome se može videti sve što sadrži i originalna faktura. Treba reći da je svaki XML i PDF dokuement potpisan od strane posrednika, što garantuje nepromenjivost i neporecivost podataka. Iz tog razloga će Vam možda trebati PDF pregledač dokumenata koji ima mogućnost prikaza potpisanih dokumenata, kao što je Adobe Reader DC.

Odakle mogu poslati fakture i gde pogledati pristigle?

Svi računi se iz BusinessWise šalju jednistvenim programom, koji se može naći na menijima:

• u BusinessWise Magic na meniju: Knjiženje > Slanje faktura i
• u BusinessWise Komuna na meniju: Obračuni > Slanje faktura.

Primljene fakture se mogu pregledati takođe uz pomoć jednog programa koji se može pozvati klikom miša na dugme „eFaktura“:

Koja podešavanja u BusinessWise treba uraditi da bi sistem funkcionisao?

U sistemu elektronskih faktura fakture je moguće slati na portal Poreske uprave RS, ili na portal nekog od posrednika u sistemu elektronskih faktura. Portal Poreske uprave (PURS-ov portla) je opšte dostupan i potpuno besplatan za korišćenje, dok su portali posrednika komercijalni, gde se nude neke usluge koje nimalo nisu beznačajne, što ih stavlja ispred portala PURS-a. Za pristup portalu PURS-a Vam je neophodan eID, a za pristup portalima posrednika potrebe variraju od posrednika do posrednika.

Pored WEB pristupa, uz pomoć nekog od Internet pretraživača (brouzera!), gde direktno pristupate portalima, moguć je i API pristup, putem knjigovodstveno-računovodstvenog softvera. Upravo je ovaj pristup najekonomičniji sa strane korisnika softvera, jer se njime automatizuje slanje i prijem elektronskih faktura, bez direktnog prekucavanja faktura na portale PURS-a, ili posrednika.

Da bi se elektronske fakture mogle slati i primati putem API, potrebno je sa posrednikom Moj e-Račun sklopiti ugovor, koji podrazumeva više stvari, o kojima ovde nećemo diskutovati. Svakako od posrednika ćete dobiti kreiran korisnički nalog za slanje faktura putem API direktno iz programa. On podrazumeva korisčko ime (User Name) i lozinku (Password) koji se dobijaju nakon potpisivanja pomenutog ugovora za slanje i prijem elektronskih faktura. Ove podatke treba ukucati u program BusinessWise, kako bi ih on koristio za slanje i prijem faktura.

Sva podešavanja se izvode u matičnim podacima za firmu na meniju „Matični podaci > Elementi organizacije“ sa slike 2, gre u matičnim podacima za firmu potrebno je načini promene na jednom mestu, kao na slici:

1. U poljima „Ključ (username) za e-fakture“ i „Lozinka za eFakture“ upisati korisničko ime i lozinku dobijene od „Moj eRačun“ nakon potpisivanja ugovora;
2. S obzirom na broj e-mailova koje ćete dobijati u toku godine, možda je potrebno kreirati novi e-mail samo za primljene račune! U polju „E-mail za primanje e-Faktura“ potrebno je uneti e-mail adresu za prijem elektronskih faktura.
3. Aktiviranje „agenata“ (programa koji rade u pozadini i ne ometaju rad!) za proveru statusa poslatih i primljenih računa. Rad ovih agenata se može vremenski odrediti za pokretanje na zadati broj minuta. Obadva agenta komuniciraju s Vama standardno putem BusinessWise poruka:

Klikom miša na poruku direktno ćete se upoznati sa pristiglom porukom. Poruku možete obrisati klikom miša na ikonu s kantom za otpatke.

Slanje i pregled statusa poslatih računa

Račune za komunalne usluge (BusinessWise Komuna) i račune dobijene fakturisanjem iz robno-materijlnog knjigovodstva (BusinessWise Magic) šaljemo i pratim jednim programom „Slanje faktura“. U obadva slučaja se slanje nešto razlikuje u odnosu na usnos datumskog opsega, kao na slici:

Datumski opseg se ovde odnosi na period izrade zaduženja, gde se pri tome datum od ne uzima u obzir. Datum do kraja perioda se smatra da je identičan datumu zaduženja!

Upotreba forme sa slike 4. je identična kao u slučaju slanja podataka za CRF. Treba skrenuti pažnju na izbor kategorija partnera, gde su trenutno (na početku) aktuelne kategorije 2, 3 i 4. Izborom kategorija se ograničava skup faktura koje se šalju na portal elektronskih faktura, ali to podrazumeva da su Vaši kupci u matičnim podacima partnera ispravno kategorisani.

Fakture vidljive u tabeli će biti predmet razmene sa portalom. Slanje faktura započinje klikom miša na dugme „Slanje e-Faktura“. Pri slanju se mogu pojaviti problemi, pa pažljivo treba protumačiti dobijenu poruku. Problemi su obično vezani sa:

1. nedostatkom, ili neisprvnošću PIB-a;
2. nedostatkom, ili neisprvnošću broja JBKJS;
3. nedostatkom, ili neisprvnošću e-mail adrese za slanje obaveštenja o poslatoj fakturi;
4. i drugih neispravnosti u vezi primaoca fakture.

S obzirom da je slanje faktura proces koji traži određeno vreme i da je dosta komplikovan proces u smislu sastavljanja XML datoteke i njene validnosti, treba odvojiti dovoljno vremena za ovaj proces.

Slanje faktura iz BusinessWise Magic se taqkođe odvija uz pomoć forme sličnoj onoj na prethodnoj slici, a čiji je izgled dat na slici:

Ovde se datumski opseg odnosi na datume faktura, za razliku od ponašanja navedenog u BusinessWise Komuna.

Poslednje dve kolone „ID eFakture“ i „Status eFakture“ se dobijaju nakon slanja faktura na portal posrednika. ID fakture je podatak koji se dobija od portala posrednika i to je interni broj pod kojim se registruje primeljena faktura na portal. Status fakture je promenjive prirode i konkretno se može pratiti sve do momenta oznake da je faktura plaćena. Postupak za praćenje poslatih faktura je identičan pripremi postupka za slanje, s tom razlikom što se fakture ne šalju, već se samo prate statusi faktura dobijenih u tabeli.

Pregled primljenih faktura

Kao na slici 1. mišem možemo klikuti na ikonu „e Faktura“ i dobićemo formu:

Ako je „štiklirana“ opcija „Pregled pristiglih dokumenata za period od…“ prikazuju se prisitgle fakture samo navedenog dana, pa ako želite pregledati širi datumski opseg „deštiklirajte“ pomenutu opciju, pa ćete biti u mogućnosti da unesete datumski opseg za koji želite uvid pristiglih faktura, sa njihovim statusima.

Desnim klikom miša na red u tabeli otvoriće Vam se padajući meni, uz čiju pomoć možete uticati na status pojedinih faktura. Identično tome možete označiti red sa fakturom u tabeli i kliknuti mišem na dugme „Prihvati“, „Otkaži“, „Sačuvaj“ i „Uvid“.