Ознака: Elektronske fakture

1 Uvod

Rad sa eOtpremnicama je rudimentarno podržan u novoj verziji BusinessWise 10.1.13 od 31.12.2025. godine. Pod rudimentarnim se podrazumeva da se otpremnica sačinjena prilikom standardnog fakturisanja može poslati na portal eOtpremnica. Predmet slanja eOtpremnica su samo skladišta sa robom, evidentnom ambalažom, tuđom robom, gotovim proizvodima, poluproizvodima i sekundarnim sirovinama. Dakle usluge, skladišta deklarisana sa tipovima za repromaterijal i ostalo (tip 5!) nisu predmet slanja u eOtpremnice. To podrazumeva da se eOtpremnice mogu slati samo iz skladišta sa tipovima skladišta.

Iz pomenutih tipova skladišta u radu eOtpremnica učestvuju samo artikli sa vrstama: R – roba, D – deo, A – ambalaža i P – proizvod. Ostali nepomenuti artikli sa vrstama artikla različitim od pobrojanih takođe nisu predmet slanja u eOtpremice.

Slanje eOtpremnica se može vršiti odmah nakon izrade otpremnice-fakture, odnosno prilikom fakturisanja u BusinessWise Magic, ili kasnije iz opcije za ispis kalkulacija u BusniessWise Magic sa menija “Pregledi zaliha > Ispis kalkulacija”.

Postupak slanja eOtpremnice se sastoji od pripreme dokumenta iz baze podataka, generisanju XML datoteke sa sadržajem elektronske otpremnice po XML specifikacijama jezika UBL 2.1 i slanja XML datoteke na portal eOtpremnica. Odmah po slanju XML sadržaja na portal ne dobija se i status poslatog dokumenta, kao što je to slučaj sa eFakturama, već se mora osvežiti status za poslatu eOtpremnicu, da bi se video status slanja i elektronski broj otpremnice dobijen od portala.

Dalji rad sa eOtpremnicom od strane prevoznika baziran je na aplkacijama koje su propisane i isporučene prevoznicima od strane Ministarstva Finansija Republike Srbije, dakle ne uz pomoć BusinessWise softvera. Prihvatanje dobijene eOtpremnice, kao i izrada ePrijemnice se vrši isključivo preko portala za eOtpremnice i rad sa ePrijemnicama nije predmet rada BusinessWise softvera.

Za funkcionisanje celog sistema eOtpremnica u BusinessWise potrebno je pribaviti takozvani API ključ sa portala za eOtpremnice Poreske uprave RS i isti uneti u softver BusinessWise, identično unosu API ključa za eFakture. Ukoliko svoje eOtpremnice šaljete direktno na portal eOtpremnica koristiće se uneti ključ za Vaše predstavljanje portalu, a ako eOtpremnice šaljete preko posrednika na portal „Moj eRačun“, kompanije DocLoop, onda već imate sve što Vam treba. Bez obzira na odredište za eOtpremnice svakako je potrebno uneti pomenuti API ključ, kako bi rad sa eOtpremnicama bio uopšte izvodljiv.

2 Dodatni podaci potrebni za eOtpremnicu

Specifikacija standarda koji opisuje XML dokument za slanje eOtpremnica na portal nalaže strogi unos podataka potrebnih za zadovoljenje specifikacije. Postoje dve vidljive promene u BusinessWise Magic softveru po ovom pitanju i obadve se odnose na knjiženje ulaza i izlaza iz skladišta. Prva vidljiva promena je u prenameni korišćenja polja „Način dostave“ u knjiženju. Do promena je ovo polje korišćeno za unos proizvoljnih podataka o načinu dostave, a sada je strogo tipiziran unos i mora se izabrati jedan od 5 načina transporta, kao na slici 1.:

Druga vidljiva promena je nakon završetka standardnog rada na izradi otpremnice-fakture u BusinessWise Magic softveru gde se javlja nova forma za unos podataka o prevozu robe. Za te potrebe se koristi nešto izmenjeni izgled forme koji se koristio prilikom izrade izvozne fakture i dobro je poznata izvoznicima. Sada se uvodi standardna upotreba pomenute forme sa poljima koja menjaju značenje u zavisnosti da li se koristi izrada eOtpremnice (otpremnica-faktura), ili izvozna faktura.

Pretpostavlja se da će se prilikom prelaska izvoznih faktura u eFakture ova forma dobiti jedinstveni izgled, ali do tada će razlike u radu biti primetne i uglavnom neizmenjene u slučaju deviznih faktura. Dakle izmene se uglavnom javljaju prilikom izrade otpremnice-računa u BusinessWise Magic, pa će pomenuta forma u tom slučaju izgledati ovako:

Polja na formi koja su „blidirana“ za unos podataka se ne koriste u slučaju eOtpremnice i koriste se samo prilikom izvoza. Kao što se vidi upečatljiva su polja za unos datuma i vremena planiranog početka i kraja transporta, pored ostalih.

3 Inetrni i externi transport

Pod internim transportom se podrazumeva transport dobara u okviru samog preduzeća za potrebe preduzeća, dok se pod eksternim transportom podrazumeva transport dobara prema drugom licu – kupcu. I interni i eksterni transport imaju 5 načina transporta, prema specifikaciji za eOtpremnice:

U BusinessWise Magic softveru se vrsta transporta razlikuje prema tipu vrste prometa koja se koristi za vrstu prometa. Za interni transport se koriste tipovi:

Za eksterni transport koriste se tipovi vrste prometa:

3.1 Prevoznički transport

U prva tri slučaja transporta (1, 2 i 3) mora se registrovati (otvoriti) partner kao prevoznik. Pretpostavlja se da u slučaju sopstvenog prevoza prodavca (pošiljaoca) robe isti mora biti otvoren među poslovnim partnerima, ukoliko to već nije. U sva tri slučaja moraju se uneti validni podaci prevoznika za:

Adresa e-pošte mora biti validno unešena u zapisu za partnera zbog obaveštenja od strane portala eOtpremnice, koje prevoznik prima pre i u toku transporta preko e-pošte.

Takođe se mora uneti i šifra vozača, koji upravlja vozilom. Svaka faza pretovara robe, ili promene vozača, zahteva pristup portalu eOtpremnica posebnom mobilnom aplikacijom za prevoznike (preuzima se sa portala eOtpremnice!) i unos izmena u mobilnu aplikaciju.

3.2 Lično preuzimanje, ili lična dostava (kurirska dostava)

Ovaj način transporta podrazumeva unos ličnih podataka dostavljača, ili preuzimaoca. Ova pravila takođe diktira specifikacija standarda za eOtpremnice pa se ime i prezime dostavljača iz reda prodavca, ili kupca, unosi se u polja „Ime i prezime dostavljača“ i „Broj lične karte“ u podacima na formi sa slike 2.

Treba napomenuti da su polja „Šifra prevoznika“ i „Šifra vozača“ u ovom slučaju blindirana za unos što sprečava njihov unos.

4 Dostava na adresu, različitu od adrese kupca

Do sada ova mogućnost u BusinessWise Magic nije korišćena i ako su postojali načini da ona bude izvodljiva i ranije, pre pojave eOtpremnica. Ova mogućnost je uvedena još prilikom rada sa dnevnom otpremom robe za internu potrebu maloprodajnih objekata preduzeća, ali nije korišćena u eksternom prometu robe i dobara. Sada je to moguće, pa je iz tog razloga forma za knjiženje promena u BusinessWise Magic neznatno izmenjena, gde je dodata padajuća lista sa unetim lokacijama kupca, odakle je moguć izbor lokacije kupca na koju će se izvršiti doprema robe i dobara, ako na slici 3.:

Ispod padajuće liste se nalazi dugme „Uredi objekte“, pa je dodavanje mesta eksterne isporuke za kupca moguće još iz knjiženja otpremnice-fakture (slika 4.). Nakon toga se otvara forma za unos podataka o mestu isporuke za izabranog kupca. Ukoliko kupac ima više objekata u svom sastavu, za koje je potrebno vršiti isporuku robe, možemo ih sve otvorit (uneti) na novo-prikazanoj formi.

Ako se ne izabere mesto eksterne isporuke za kupca, kao lokacija za eksternu isporuku robe podrazumeva se lokacija sedišta kupca. U internom prometu robe kao mesto isporuke se uzima uvek adresa lokacije maloprodajnog objekta, ili skladišta, pa zato nije potrebno unositi i otvarati posebno objekte isporuke.

Osim slučaja eOtpremnica ova opcija mesta isporuke će se primenjivati i kod eFaktura, a biće vidljiva i na samom ispisu otpremnice-računa u BusinessWise Magic.

5 Rad sa akciznim proizvodima

Pod akciznim proizvodima u smislu eOtpremnica podrazumevaju se proizvodi od duvana, nikotinski proizvodi, proizvodi od kafe i alkoholna pića. Kao takvi njima se pripisuju neka svojstva, koja do sada nisu, ili su delimično korišćena u BusinessWise. Softver BusinessWise razlikuje pomenute akcizne proizvode po takozvanoj poreskoj grupi artikla, koja se uvek unosi prilikom otvaranja, ili izmene, artikla. Tako se koriste poreske grupe:

Ostale nepomenute poreske grupe tretiraju se kao ne akcizne u smislu specifikacije standarda za eOtpremnice u BusinessWise softveru.

Rad sa natom i naftnim derivatima, kao akciznim proizvodima, nije podržan za sada i podrška se može očekivati tokom predstojeće godine.

5.1 Duvan

Duvan i proizvodi od duvana imaju dva svojstva u smislu eOtpremnica na koja treba skrenuti pažnju:

1. oznaka tipa pakovanja (PAKLICA, PALETA, MASTERKEJS i BOKS) i
2. šifra robne marke (uzima se iz šifrarnika Uprave za duvan Ministartva Finansija RS). Oznaka tipa pakovanja se unosi u polju „Pakovanje (akcizno)“ na formi za ažuriranje matičnih podataka artikala samo za duvanske proizvode:

Treba napomenuti da je upotreba polja „Jedinično pakovanje za preračun“ zavisno od samog pakovanja i primarne jedinice mere za upotrebu u prometu na malo. To praktično znači da ovo polje treba da odslikava broj paklica u pakovanju, kako bi se mogla preračunati prodata količina na malo.

5.2 Nikotinski proizvodi

Izmenama od 28.12.2025. godine, pred sam početak primene rada sa eOtpremnicama, uvedena je još jedna duvanska kategorija „Nikotinski proizvodi“. Ne radi se o duvanu, već o nikotinu, pa u XML datoteci koja se šalje kao eOtpremnica, ne stoji „DUVAN“, već „NIKOTIN“. To praktično znači da se radi o novom duvanskom proizvodu za koji se uvodi posebna poreska grupa artikla „360 – Nikotinski proizvodi“ u BusinessWise.

Ukoliko imate takvih proizvoda u matičnim podacima artikla potrebno ih je otvoriti kao artikal sa novom poreskom grupom 360. U polju „Pakovanje (akcizno)“ (slika 5.) unosite slobodan opis pakovanja tog duvanskog proizvoda, kako nalaže standard za eOtpremnice (opisan u izmenama od 28.12.2025. godine u dokumentu еОтпремница детаљи нове верзије 1.1.0.pdf).

5.3 Akoholna pića

Alkoholna pića imaju samo jedno svojsvo za litražu i litraža se ne unosi u polje „Jedinično pakovanje za preračun“ sa slike 5, veću polje „Pakovanje (akcizno)“. Litraža za jaka alkoholna pića može biti na primer: 1.0, 0.5, 0.7, 0.1… Litraža za pivo može biti: 2, 1.5, 1.0, 0.5, 0.33, 0.2… Dok za vina može biti na primer: 5.0, 2.0, 1.0, 0.7…

Napominjemo da je zbog izbegavanja preračuna primarne jedinice mere u jedinicu mere „litar“ (LIT), najbolje koristiti jedinicu mere „litar“ (LIT) za zalihe svih alkoholnih pića. Time pojednostavljujemo evidenciju u skladištima i podižemo kompatibilnost potrebnu za eOtpremnice na nivo standarda. To praktično znači da polje „Jedinično pakovanje za preračun“ sa slike 5., ne koristimo i ne popunjavamo (stavljamo 1 u njega, ukoliko ta vrednost nije unapred ponuđena!).

5.4 Kafa

I kafa, kao i proizvodi od kafe imaju samo jedno svojstvo, a to je gramaža i u unosi se u polje „Jedinično pakovanje za preračun“ sa slike 5, za razliku od alkoholnih pića. Na primer: 2.00, 1.00, 0.5, 0.2, 0.1…

Kafa i njeni derivati se uobičajeno prodaju na komad (retko u kilogramima), pa se koristi faktor preračuna primarne jedinice mere u kilogramima u jedinicu mere komad (KOM) „Jedinično pakovanje za preračun“ sa slike 5. Zbog potrebe standarda u vezi eOtpremnice potrebno izbegnuti sve nedoumice oko preračuna i kafu voditi u kilogramima.

5.5 Razlike kod kafe i alkohola

Kod kafe se podatak u polju „Jedinično pakovanje za preračun“, osim za preračun, koristi i za gramažu u eOtpremnicama, doke se kod alkoholnih pića to polje ne koristi. Da ne bi smo unosili posebnu oznaku pakovanja za gramažu, koja će se koristiti samo u eOtpremnicama, koristimo podatak iz polja „Jedinično pakovanje za preračun“ za gramažu kafe u eOtpremnicama. Iz tog razloga predlažemo promenu jedinice mere u kilograme (KGR) za ovu grupu proizvoda.

Kod alkoholnih pića se polje „Jedinično pakovanje za preračun“ ne koristi za oznaku litraže, s obzirom da je odnos količine koja se prodaje u litrima, jednaka količini litara u prodajnom komadu. Potreban podatak o litraži za eOtpremnice, se unosi u polje „Pakovanje (akizno)“ za osnovnu jedinicu mere litar (LIT). Ukoliko to nije slučaj u Vašm skladištu potrebno je promeniti način vođenja zaliha tako da se sva alkoholna pića vode u litrima.

Da bi ste zalihe kafe i derivata prebacili u kilograme, a akoholnih proizvoda u litre, moraju se zalihe u skladištu prebaciti u kilograme i litre. U tu svrhu se može koristi opcija za knjiženje promena u BusinessWise Magic kao interni dokument sa vrstom prometa koja odgovara internom prometu. Postupak je sledeći za sve artikle iz pomenute dve grupe gde se zalihe vode u jedinicama mere različitim od predloženih:

1. najpre za ove artikle uraditi finanijsku nivelaciju, kako bi smo sveli trenutne cene i vrednosti zaliha na stvarne;
2. stornirati zalihe sa postojećom jedinicom mere i cenom dobijenom iz postupka nivelacije;
3. završiti dokument sa stornom;
4. izmeniti jedinicu mere prema predloženom u matičnim podacima artikla;
5. doknjižiti započeti dokument sa storniranim artiklima istim tim artiklima, sa prepračunatim količinama i cenama prema novoj jedinici mere i
6. završiti dokument.

Ovakav dokument treba da ima vrednost 0 (nula), jer stornirane vrednosti treba da budu identične naknadno unešenim, pa iz tog razloga nema finansijskog efekta. Nakon ovoga možemo u BusinessWise Magic knjižiti otpremnicu-fakturu, nakon čega možemo takav dokument poslati na portal eOtpremnica.