Automatsko knjiženje eFaktura u BusinessWise

Zahvaljujući svojoj unutrašnjoj strukturi dokumenta elemtronske fakture moguće je automatizovati proces importa elektronskih faktura u različite knjigovodstvene evidencije. Ualzne fakture se uglavnom knjiže u finansijskom knjigovodstvu, kao dokumenta troškova, ali  i robno-materijalnom knjigovodstu i knjigovodstvu u maloprodaji. Ukoliko je poznata unutrašnja struktura, kao što je i slučaj, može se automatizovati knjiženje ovako struktuiranih dokumenata, uz minimalnu asistenciju operatera knjigovođe.

Nastavi čitati Automatsko knjiženje eFaktura u BusinessWise

Vebinar o Zakonu o elektronskom fakturisanju

Danas 15.03.2021. godine održan je vebinar sa temom o elektroskom fakturisanju i elektronskim fakturama, a u vezi Zakona o elektronskom dokumentu i predloga Zakona o elektronskom fakturisanju. Na vebinaru je prisustvovalo oko 90-tak prijavljenih korisnika, a moderator vebinara je bio Đorđe Cvetković, iz kompanije Plativoo, o kojoj sam već pisao ovde, a organizator Društvo za informatiku Srbije.

Na žalost, i ako uredno pozvani, gosti iz nadležnih ministarstava nisu prisustvovali događaju, pa su učesnici vebinara ostali bez konkretnijh odgovora na svoja pitanja. Pitanja su se ugalvnom odnosila na nepostojanje srpskog standarda za elektronsko fakturisanje (pominjao sa standard UBL 2.1!), neusklađenost Zakona o elektronskom dokumentu i predloga Zakona o elektronskom fakturisanju i kratki rokovi za implementaciju rešenja, s obzirom da Zakon još nije ni usvojen. Ipak usvojeno je zajedničko saopštenje, koje treba da bude prosleđeno nadležnim ministarstvima.

Snimak vebinara možete preuzeti ovde.

Rad od kuće

U vremenu masovne pandemije virusa, rad od kuće sve više dolazi do izražaja, zamenjujući tako celodnevno prisustvo u firmi radom na svom (ili firminom) računaru od kuće. Još davno pre masovne pandemije korisnici BusinessWise softvera su imali mogućnost za ovakav rad, s tim što je sada izrada kopije softvera za rad od kuće potpuno automatizovana, odnosno programski podržana.

Da rasčistimo… BusinessWise nije softver koji radi iz Internet pretraživača (brouzera!), već se radi o klasičnom desktop softveru, koji radi na Apple Mac, ili PC računarima, pod nilo kojim operativnim sistemom. To mu ni malo ne umanjuje mogućnost rada van lokalne firmine mreže, jer se može izraditi kopija softvera na računaru na kome se daljnski radi, nakon čega je moguć rad sa daljine van lokalne mreže. Po pitanju udaljenosti od lokalne mreže može se raditi odasvud, gde postoji Internet, preko koga se inače radi. Broj izrađenih kopija na kućnim računarima nije ograničen, čime se uslovi iz lokalnog rada prenose na WAN mrežu.

Pre bilo kakvog rada sa daljine, van lokalne mreže firme, potrebno je izvršiti podešavanje “fajervola” na ruteru za Internet u firmi, što je posao tehničara, o čemu ovde neće biti reči. Poželjno je kod Internet dobavljača zahtevati stalnu, ili statičku, IP adresu, ili aktivirati neki od dinamičkih DNS-ova.

Sam postupak kopiranja BusinessWise softvera na kućni računar mora se izvesti, samo prvi puta, u samoj firmi, priključujući kućni računar na lokalnu mrežu firme. Svako naredno ažuriranje kopiranog sofvtera na kućnom računaru može se vršiti od kuće, ili sa bilo koje lokacije u svetu koja ima Internet. Ukoliko se kopija softvera fizički ukloni sa lokalnog računara, mora se postupak ponoviti, kao prvi puta.

Proces kopiranja je veoma jednostavan i brz, a prisustvom kućnog računara na lokalnoj mreži se sa lokalne mreže automatski pribavljaju svi kredencijali i informacije za daljinski rad. Iskustva korisnika pokazuju da je rad van lokalne mreže skoro podjenako brz, kao i u lokalnoj mreži. Ovo naravno podrazumeva i brzi Internet na obe lokacije: firma i udaljena lokacija. Čak i pri brzinama od nekoliko megabita u sekundi rad je sasvim udoban i brz. Obimniji izveštaji, kao i učitavanje dokumenata u obliku većih slika, može usporiti rad, pa takve poslove treba izbegavati i ostavljati za redovan rad u lokalnoj mreži.

Vremenska razgraničenja u finansijama i poreskoj evidenciji

Često se javlja slučaj da se ne mogu evidentirati promene u glavnoj knjizi i poreskoj evidenciji pod istim datumom. Primera ima u toku godine, ali su najkritičniji primeri na kalendarskom prelasku iz stare u novu poslovnu godinu.

Kao primeri se mogu uzeti računi za troškove (EPS, mobilni i fiksni operateri telefonije i dr.) koji se odnose na period iz tekuće poslovne godine (kalendarski već stare godine), a koji su kasnije prispeli na knjiženje u novoj kalendarskoj godini. Ovo je česta praksa, gde isporuka računa kasni zbog neradnih dana oko Nove godine i Božićnih praznika. Situacija se dodatno komplikuje ako računi prispevaju nakon obračuna PDV, gde je izvršeno podnošenje POPDV prijave i izvršeno plaćanje u skladu s njom. Odbitni PDV, po ovom osnovu možemo odložiti za naredni poreski period, bez kršenja poreskih propisa koji želimo ovde objasniti. Praksa je da se u BusinessWise softveru izvrši zaključak poreskog perioda, pa se nakon toga sve promene PDV moraju evidentirati u novom poreskom periodu, u našem primeru kao promene novoj poreskoj godini u različitom poreskom periodu od finansijskog.

U ranijim verzijama softvera ovo je bilo dosta otežano s obzirom na automatizovan način knjiženja poreske evidencije, koja nije uzimala ovakve slučajeve u obzir. Sada je problem rešen na manje-više poznat način starijim korisnicima BusinessWise softvera uvođenjem, ili izjednačavanjem sa poreskim datumom, datuma knjiženja kao datuma pod kojim će se izvršiti knjiženje poreske evidencije.

Neko bi ispravno postavio pitanje: Zašto nije uveden poseban datum za poresku evidenciju?

Nekako se automatski nameće odgovor da sama priroda posla vremenskog evidentiranja promena kasni, iz objektivnih (a možda i iz subjektivnih!) razloga i da datum knjiženja mora pratiti datum stvarne evidencije promene. U tom slučaju se datum knjiženja uvek poklapa sa datumom poreske evidencije, što eliminiše potrebu za uvođenjem dodatnog datuma, koji bi opterećivao unos podataka stalnom potrebom za unosom i kada za to nije slučaj iz gornjeg primera.

Dakle sada se datum knjiženja tretira i kao poreski datum za knjiženje promena u poreskoj evidenciji. Naravno da datum knjiženja nije time izgubio smisao koji ima po MSFI i računovodstvenim standardima i da je uvek moguće bez kršenja MSFI i standarda evidentirati PDV u poreskoj evidenciji. Na kraju i ako se pokaže potreba za razdvajanjem datuma knjiženja od datuma poreske evidencije, uvek je moguće zadržati datum knjiženja da bude u skladu sa MSFI i standardima, uz takozvano ručno knjiženje poreske evidencije sa proizvoljim datumom poreske evidencije.

Sve opisane promene su realizovane u verziji BusinessWise 10.0.25, u decembru mesecu 2020. godine i odnose se na sve programske pakete iz opusa BusinessWise. Takođe se u ovoj verziji javlja novi šablon za knjiženje ulaznog i izlaznog delovonika za knjižna odobrenja prilikom knjiženja finansijskog naloga glavne knjige. Uskoro se planira dodavanje šablona za knjiženje i finansiskih zaduženja.

PLATIVOO


PLATIVOO je WEB portal za elektronsku razmenu i naplatu faktura. Kompanija Plativo d.o.o. iz Futoga je kompanija koja je razvila WEB portal za distribuciju struktuiranih e-faktura u elektronskom formatu i jedna od malobrojnih kompanija koje pružaju ovakav vid usluga. S obzirom na odluku Vlade da će biti obavezno izdavanje elektroskih faktura, počev od 01.01.2022. godine, naša kompanija je izabrala svog strateškog partnera za ovu vrstu posla. Kompanija Plativoo d.o.o. već sada na svom portalu nudi usluge ispostave elektronskih računa kupcima svojih klijenata i posreduje u naplati pomenutih računa za fizička lica. Klijenti kompanije Plativo d.o.o. su većinom kompanije koje distribuiraju veliki broj računa svojim kupcima (od par hiljada, do desetine hiljada računa mesečno!), čime smanjuju troškove dostave faktura, povećavaju naplatu, smanjujući upotrebu papira, čime doprinose boljoj zaštiti životne sredine.

Portal PLATIVOO animira postojeće korisnike svojih klijenata, obaveštavajući ih o mogućnosti elektronske dostave računa, nakon čega se pomenuti korisnici mogu samovoljno prijaviti za elektronsku dostavu fakture. Blagodeti ovog servisa su i mogućnosti jednostavnog plaćanja pomenute fakture, putem portala PLATIVOO, čime se izbegava odlazak u banku, ili poseta blagajni poverioca, radi isplate računa. I pre ove objave kompanija IS MicroCore je uspostavila tehnički poslovni odnos sa kompanijom Plativo d.o.o. i animirala nekoliko svojih većih korisnika softvera BusinessWise, da svoje fakture za fizička lica povere za isporuku portalu PLATIVOO. Kao što je rečeno radi se samo o fizičkim licima, što će biti dobar uvod u kasniju primenu i na ostalim korisnicima usluga klijenata PLATIVO portala.

Ovo je ujedno i dobar uvod i dobra priprema za dešavanja nakon 01.01.2022. godine, kada se planira isporuka e-faktura svim korisnicima softvera BusinessWise. Prednosti rada sa portalom PLATIVOO se ogledaju u tome što se fakture mogu jednostavno platiti, uz posredovanje portala, ili veoma lako importovati u e-banking softver za kasnije plaćanje. Pored ovoga još jedna od prednosti biće i automatsko rasknjižavanje primljene fakture, s obzirom da se radi o struktuiranom elektronskom dokumentu, u kome se jasno softverski mogu prepoznati relevantni iznosi za automatsko knjiženje. Dakle ovde se ne radi o “pukom” prenošenju PDF dokumenata, već o struktuiranoj elektronskoj fakturi, koja ima mnogo veću primenu od samog PDF dokumenta.

QR kod

QR kod je propisan od strane Vlade Republike Srbije za upotrebu u svrhu plaćanja računa za robu i usluge u Republici Srbiji. Zapravo se radi o preporuci Vlade, s namerom da uvođenje QR koda poboljša e-poslovanje u Republici Srbiji, pa su poslata dva dokumenta svim subjektima, kako bi se objasnile prednosti njegove upoterbe. U om smislu IS MicroCore, kao Vaš dobavljač informacionog i poslovnog ERP softvera, je omogućio upotebu QR kodova na izlaznim računima, čime se svrstavamo u pionire ovog pokušaja po preporuci Vlade.

QR kod

QR kod je omogućen na svim izlaznim računima za domaće tržište. Računi za strane kupce (nerezidente!) nisu predviđeni da sadrže QR kood. Računi zaduženja komunalnih usluga takođe su obuhvaćeni aplikacijom QR koda, dok računi sa obračunima komunalnih usluga će tek biti obuhvatani, s obzirom da se ispis ovih računa vrši mahom na matričnim štampačima, gde apliciranje QR kooda nije moguće. Dakle QR kood je apliciran samo na ispisima računa, gde se računi ispisuju u grafičkom režimu i njihova primena na štampi matričnih štampača nije moguća. Iz tog razloga na računima obračuna komunalnih usluga apliciranje QR koda je odloženo, s obzirom da se način štampanja ovih računa ugovara sa korisnikom softvera.

QR kod u svom grafičkom zapisu nosi sve potrebne informacije za plaćanje računa, tako da se veoma lako može inkorporirati u e-banking softverima, softverima na bankomatima i dugim softverima. Vladina dokumenta za QR kod možete preuzeti ovde.

Nova softverska platforma BwNet

Do kraja 2019. godine svi korisnici BusinessWise softvera moći će da na svojim sistemima instaliraju BwNet WEB portal. Radi se o softveru za pristup podacima, nastalim uz pomoć BusinessWise softvera (knjigovodstveno-računovodstveni podaci), preko Internet pretraživača. To praktično znači da će biti omogućen pristup pomenutim podacima preko svih aktuelnih uređaja, koji imaju pristup Internetu, kao što su: desktop računari, laptopovi, mobilni smart telefoni i tablet računari.

Korisnici BwNet Internet portala će imati mogućnost da ovaj portal integrišu usvoj veb sajt, preko koga će kasnije pristupati portalu. Jedini uslov je da moraju imati pristup preko Interneta lokalnom serveru u svojoj firmi, kao i instalaciju BwNet softvera. Time mogu svoje poslovanje proširiti na Internet, preko svog portala i omogućiti svojim klijentima pristup svojim proizvodima i uslugama.

BwNet je usko profilisan prema potrebama klijenta, tako da će biti dograđivan prema specifičnim zahtevima korisnika BusinessWise softvera, pa će na taj način svaki korisnik biti u mogućnosti da najbolje prezentuje svoje proizvode i usluge svojim kupcima.

Pored pristupa kupaca BwNet portalu, pristup će imati i BusinessWise operateri, koji imaju svoj nalog u BusinessWise softveru. Oni će se prijavljivati na identičan način, kao i svi BusinessWise korisnici i imaće pristup svim podacima preduzeća, zavisno od implementacije softvera za dotično preduzeće.

Kupci će se prijavljivati na BwNet portal pomoću svog ID-a (šifra partnera) i lozinke, koju će dodeliti administrator portala dotičnog korisnika, na zahtev kupca. Svaki kupac će moći da vidi samo podatke koji se odnose na njega, zavisno od implementacije softvera, kao što su finansijski podaci, da odštampa nedostajući račun, da poruči robu (sa i bez rezervacije), da prijavi problem u vezi poslovanja i td.

Ugradnja i instaliranje BwNet portala će se posebno naplaćivati po instalaciji i prema zahtevima dotičnog korisnika. Predviđeno je da i korisnik može naplaćivati pristup svojim kupcima, po sopstvenoj želji i da na tome može dodatno profitirati.

Nova poreska evidencija

Kao što je poznato, posle mnogo nagađanja tipa: „da li će biti…, ili neće…“, konačno je „stvar“ rešena time što nova poreska evidencija, skraćeno POPDV, stupa na snagu 01. jula 2018. godine u samoj sredini leta, a pred sam početak godišnjih odmora. Čini mi se da do sada nikada nije uvedena ovako bitna promena u toku poslovne godine, zapravo to se uvek događalo sa početkom kalendarske godine, gde nove stvari započinju sa novom godinom.

Bilo kako bilo, POPDV je tu, na samo par nedelja od primene, a mi spremno dočekujemo promene. Promene su u BusinessWise softveru načinjene u vidu nove poreske evidencije, gde je praktično stara poreska evidencija u vidu knjige primljenih računa (KPR) i knjige izdatih računa (KIR), zamenjena novom poreskom evidencijom u vidu poreskih kartica, kojih ukupno ima 11.

Najbitnije je da nova poreska evindecija ne isključuje automatski staru, s obzirom da će možda biti ispravki i korekcija u KPR i KIR, u toku primene nove poreske evidencije. Nova poreska evidencija je praktično na identičan način integrisana u delovodnik dokumenata, gde, zajedno sa starom poreskom evidencijom, čini nadgradnju delovodnika dokumenata. Za razliku od stare poreske evidencije, gde je na ulazni delovodnik dokumenata priključena knjiga primljenih računa, a na izlazni delovodnik dokumenata priključena knjiga izlaznih računa, nova poreska evidencija je libelarnije integrisana.

Zapravo nova poreska evidencija nije zavisna od ulaznog, ili izlaznog, delovodnika dokumenata i u celini je pristupačna i iz ulaznog i iz izlaznog delovodnika dokumenata, odnosno bez razdvajanja na „ulazni“ i „izlazni“ PDV, kao na slici:Slika 1: DEO 3

Kao što se na formi sa slike 1 vidi, klikom miša na opciju „STARA evidencija PDV“, menja se forma i prelazi se na rad sa starom evidencijom PDV, u ovom slučaju sa knjigom izlaznih računa (KIR), kao na slici 2:Slika 2: PDV izlazni

Klikom miša na opciju „STARA evidencija PDV“, „deštiklirajući“ opciju, vraćamo se na novu poresku evidenciju. Ovim se ostavlja mesto za eventualne korekcije stare evidencije PDV, u toku primene nove evidencije PDV. Kao što se vidi i stara evidencija je nešto malo promenjena u izgledu, da bi se veličina forme prilagodila novoj evidenciji PDV, pa to treba imati na umu, jer minimalna rezolucija na Vašem monitoru mora biti 1024 x 768 piksela, kako bi pomenuta forma bila u celosti prikazana.

Promene se često u novoj poreskoj evidenciji evidentiraju na više poreskih kartica odjednom. Kao što vidite kartica „DEO 3“ sa slike 1, ima dve podkartice „3“ i „3a“, što je slučaj i sa karticom „DEO 4“ i „DEO 8“. Ovo sve ukupno čini da poreskih kartica ima ukupno 19, sa osnovnim.

Kartice „DEO 5“, „DEO 8“ delimično i „DEO 10“ su kalkulativne, ili zbirne. One se uglavnom formiraju prilikom izrade POPDV prijave, a mogu se uvek prikazati na formi za novu poresku evidenciju. Izuzetak je podkartica „8e“ na kartici „DEO 8“ koja je jednim delom kalkulativna, odnosno neke pozicije na toj kartici se formiraju periodično, a u neke se unose podaci o PDV koji se ne može odbiti. Po tome se kartica „DEO 8“ razlikuje od ostalih, koje su kalkulativne, ili služe za unos podataka.

Karakterističan je unos podataka o posebnoj stopi i opštoj stopi PDV. U novoj poreskoj evidenciji je načinjen kompromis, s obzirom na ogromnu količinu podataka koji se moraju uneti, pa se tako moraju uneti odvojeno podaci o posebnoj stopi i opštoj stopi. Da bi postupak evidencije nedvosmisleno bio jasan evidencije posebne i opšte stope su vizuelno posebno obojeni pa su tako boje za posebnu stopu vidljive na slici 3:Evidencija posebne stope u DEU 8Slika 3: Evidencija posebne stope u DELU 8

Boje žuta i zelena su rezervisane za posebnu stopu, a boje za posebnu stopu su prikazane na formi sa slike 4:Evidencija opšte stope u DELU 8Slika 4: Evidencija opšte stope u DELU 8

Ovo je i praktično, jer uobičajeno je da većina dokumenata, koji će se knjižiti „ručno“ u novu poresku evidenciju, dolazi sa jednobraznom poreskom stopom (ulazni računi za troškove…).

Prilikom evidentiranja prometa na karticama promene se upisuju na svaku karticu ponaosob. To praktično znači da jedna promena može biti evidentirana na više poreskih kartica.

Pojedina polja na karticama, a naročito zbirna, mogu imati kontrolu zbira, tipa: „Ako je zbir u navedenom polju manji od nule, onda se uzima da je rezultat u pollju jednak nuli“. Ovo može dovesti u sumnju rad softvera, jer je naravno zbir pogrešan. Iz tog razloga je uvedena oznaka „crvene zvezdice *“ pored samog polja, što signalizira operateru, da postoji neko pravilo u vezi zbira. Ako se zadrži strelica miša iznad pomenutog polja, ili iznad crvene zvezdice, iskočiće poruka sa objašnjenjem o čemu se radi, kao na slici 5:
Slika 5: Napomena kod polja sa pravillima sabiranja

Samo u slučaju izmene podataka na karticama zelenom bjom će biti obojeneni jezičci (TAB-ovi!) na kojima postoje uneti podaci, kao na slici 6. To treba da pomogne pronalaženju promena, koje eventualno treba izmeniti.
Slika 6: Zelenom bojom obojeni jezičci(TAB-ovi) na kojima postoje promene

Ugrađeni sistem pomoći omogućava pristup informacijama pravlnika za POPDV, a koje su veoma bitne za evidentiranje promena. Pristup sistemu pomoći se dobija klikom miša na dugme. Tekst u sistemu pomoći u vezi pravilnika za POPDV je preuzet iz Paragraf-ovog izdanja i prilagođen BusinessWise sistemu pomoći.

Sve promene koje se knjiže iz robno-materijalnog knjigovodstva, knjigovodstva sitnog inventara, knjigovodstva maloprodje i komunalnih usluga će se automatski knjižiti po poznatim pravilima u novoj poreskoj evidenciji. To praktično znači da će se stari način rada u pomenutim evidencijama nastaviti, skoro bez promene. Ipak promena ima i odnose se uglavnom na to da će se nova poreska evidencija knjižiti automatski, ukoliko je na nivou maloprodajnih objekata, ili skladišta, takav rad konfigurisan. Razlika u knjiženjima postoji samo u tom delu, da će se najpre podaci upisati u novu poresku evidenciju, a zatim se mogu pregledati i eventualno korigovati, odmah po knjiženju.

Stari način rada, u staroj poreskoj evidenciji, se uglavnom odvijao tako što se promena najpre preglada u knjizi ulaznih, ili izlaznih, računa, a zatim se izvrši upis podataka u KPR, ili KIR. Ovo je ponekada stvaralo potencijalne probleme da se knjiženje u KPR i KIR može izbeći pre upisa podataka. To je početnicima stvaralo ogromne probleme i nedoumicu, da li je promena proknjižena u KPR, ili KIR. Iskusnim korisnicima je to samo bio još jedan nepotrebni korak do završetka knjiženja KPR, ili KIR, uprkos tome što su konfigurisali svoje objekte za automatsko knjiženje KPR i KIR.

Kao što se zna sada se pre podnošenja PPPDV prijave obavezno podnosi i POPDV prijava na sajtu Poreske uprave. POPDV prijava će se najpre kreirati, posebnim postupkom poziva opcije sa menija u BusinessWise FinOp izvesti u XML datoteku, a zatim će se datoteka za predaju preuzeti sa sajta Poreske uprave. Za sada nema informacija da li će se PPPDV prijava automatski geberisati na sajtu Poreske uprave iz podnete POPDV prijave, ili će se PPPDV prijava podnositi odvojeno, kao i do sada.

Pre podnošenja poreske prijave i POPDV prijave, potrebno je složiti knjiženja glavne knjige sa evidencijom na poreskim karticama. Iz tog razloga treba, pre primene nove poreske evidencije usvojiti strategiju knjiženja glavne knjige na način, kako je to objašnjeno u Privrednom savetniku broj 19 i 20/2017, ili Računovodstvenoj praksi broj 20/2017. Tu se predlaže otvaranje analitika na grupama konta 27 i 47, dodavanjem oznake tačke dela nove poreske evidencije (4703a6, 4703a2…, 270e1…).

Sigurno se pitate: Da li je moguće otvaranje šifre konta sa abcednim znakovima? Da, moguće je i to odmah možete proveriti.

Sada, kada primena nove poreske evidencije još nije stupila na snagu, dobar je momenat da se donese odluka o otvaranju konta na grupama 27 i 47 i pravljenja strategije evidencije u glavnoj knjizi. Ako ste se odlučili za izradu nove strategije knjiženja na grupama 27 i 47, obavezno izmenite i stavove za automatsko knjiženje promena iz maloprodaje i robno-materijalnog knjigovodstva. Ako koristite programski paket BusinessWise Komuna obavezno u Vašem cenovniku promenite pravila knjiženja PDV u skladu s novom poreskom evidencijom. Ovim ćete spremno dočekati novu poresku evidenciju i sebi olakšati sravnjenje podataka iz POPDV prijave sa glavnom knjigom.

Softver sa paralelnom evidencijom stare i nove poreske evidencije biće isporučen svim korisnicima softvera BusinessWise do 30.06.2018. godine, koji imaju važeće ugovore o održavanju softvera. Dužnost svakog korisnika je da se upozna sa zakonskim odredbama u vezi s novom poreskom evidencijom, jer IS MicroCore neće pružati podršku u vezi s informacijama za primenu poreskih propisa POPDV. Podrška će biti pružana samo sa tehničke strane u primeni propisa za upotrebu softvera i njegovoj primeni, tako da se od korisnika softvera očekuje dobro poznavanje primene poreskih propisa u vezi POPDV.

Menadžment izlaznih faktura

Menadžer faktura

U skladu s promenama iz decembra 2017. godine, ali i promena iz prvog tromesečja 2018. godine, osmišljen je potpuno novi softver kojim će te izmene biti obuhvaćene na jednom mestu. Ovde se prvenstveno misli na promene oko priznavanja faktura bez pečata i fizičkog potpisivanja, čime se otvara jedna potpuno nova dimenzija u poslovanju, a to je slanje faktura elektronskom poštom. U prvom tromesečju je najavljena registracija faktura u Centralni registar faktura (CRF), Uprave za trezor Narodne banke Srbije (NBS). Dodata je mogućnost i ispisa adresa (adresiranje) koverti za slanje faktura, uz kreiranje svojih šablona koverti, za klasično slanje državnom poštom. Sve ove tri nove mogućnosti, oko tretmana faktura, se jednim imenom nazivaju menadžmentom faktura, a na  meniju u BusinessWise softveru se ova nova mogućnost naziva kratko “Slanje faktura“, prema samoj nameni softvera da omogući ekspediciju faktura kupcu.

CRF

Ukratko, izmenama u decembru 2017. godine je stvorena obaveza registrovanja faktura, od strane izdavaoca, u Centralni registar faktura tezora NBS. Kao što svi znamo takozvani “javni sektor” je bio u obavezi da vodi RINO obrazac i da sve svoje obaveze za plaćanjem, plaćanja, potraživanja i naplate dnevno dostavlja trezoru NBS, u vidu RINO obrasca. Očigledno da javni sektor nije ispunjavao svoju obavezu na očekivani način, naročito u pogledu tačnosti informacija za RINO, pa je iz tog razloga deo obaveze, oko ispunjavanja zahteva za ovakvim informacijama iz RINO obrasca, NBS prebacila na poverioce javnog sektora. Za ne pridržavanje ove naredbe propisane su velike kazne, a između ostalog neprijavljivanje fakture poverioca u CRF, ne stvara obavezu za plaćanje od strane kupaca. Na sajtu CRF je moguće proveriti kojim obveznicima (kupcima) treba prijaviti fakture u CRF. U vezi s ovim je i takozvani “jedinstveni broj korisnika javnih sredstava”, ili JBKJS skraćeno. To je jedinstveni broj koji trezor dodeljuje svojim direktnim i indirektnim korisnicima, kao i javnim komunalnim preduzećima.

U BusinessWise softveru je ova mogućnost dodata u matičnim podacima za polsovnog partnera, kao i sama kategorizacija poslovnog partnera, uvedena još od postojanja obaveze da se JBKJS ističe na fakturama. To praktično znači da ukoliko niste uradili kategorizaciju Vaših poslovnih partnera do sada, ovo je krajnji momenat da to uradite, uz obavezan unos JBKJS za svakog partnera kome je dodeljen (vidi spisak koji je objavila Uprava za trezor NBS) u vidu softvera na njihovom sajtu. Tim postupkom se stvara mogućnost za automatsku prijavu faktura na sajt CRF, što prilikom većeg broja faktura, značajno smanjuje vreme provedeno u radu sa CRF, uz smanjenje grešaka koje mogu nastati ručnim unosom.

Uz pomoć menadžera faktura se može napraviti spisak faktura koje treba registrovati u CRF automatski, na osnovu datoteke sa pomenutim spiskom. Obuhvaćene su fakture iz robno-materijalnog knjigovodstva, maloprodaje i komunalnih usluga. Tim postupkom praktično otpada potreba za ručnim unosom faktura i sve se odvija u radu sa CRF sajtom na navedenoj adresi. Informacije o načinu uvoza izvežene datoteke iz BusinessWise sa fakturama, možete pronaći na sajtu CRF na ovom linku. Izvežena datoteka je u CSV formatu, odnosno odgovara jednom od ponuđenih tipova datoteka koje CRF zahteva. Datoteka se uvek snima u korisnički  folder (direktorijum), čiji naziv varira od toga iz kog dela se izvozi (robno-materijalno, maloprodaja, ili komunalne usluge) i od datuma krajnjeg perioda izvoza.
Radi pronalaženja pomenute datoteke otvorite bilo koji pretraživač datoteka u Vašem operativnom sistemu, uz čiju pomoć ćete lako pronaći korisnički (HOME) folder, na kome se nalazi pomenuta datoteka. Sa te lokacije ćete preuzeti datoteku u CRF, nakon čega ćete od CRF-a dobiti povratu informaciju o identifikacionom broju za svaku fakturu iz prijave.

Slanje faktura elektronskom poštom

Za ovrj postupak stvoreni su uslovi, uredbom iz januara 2018. godine, gde se nedvosmisleno kaže da faktura ne mora biti overena pečatom i fizički potpisana. Uredbom se smatra da je faktura potpisana ukoliko sadrži podatke koji nedvosmisleno govore o odgovornom licu, zaduženom za potpisivanje fakture. Oblik i sadržinu tih podataka trebao je ministar dodatno da pojasni, ali to još nije učinjeno, pa tako ostaje do daljnjeg da se potpisom smatraju bilo koji podaci o odgovornom licu: skenirani potpis, inicijali, puno ime i prezime, fotografija… Ovo sve stvara veoma veliku izvodljivost radnje slanja faktura elektronskom poštom. U tom smislu su i načinjene određene promene u matičnim podacima za firmu u Vašem BusinessWise softveru, koje treba popuniti podacima o odlaznom (SMTP) serveru elektronske pošte. Više o ovome možete videti u samom softveru u delu matičnih podataka, gde se pod stavkom “Elementi organizacije” mogu ažurirati pomenuti podaci za firmu.

Podatke o Vašem SMTP serveru najbolje je obezbediti iz Vašeg klijenta za elektronsku poštu, prepisujući ih u podacima za SMTP server za firmu, čime se ispunjava deo uslova za slanje faktura na elektronsku poštu (e-pošta). Ukoliko niste familijarni s ovom temom, najbolje je ceo posao poveriti nekom stručnom licu iz Vaše firme. Drugi bitan uslov je da svaki Vaš kupac, kome želite slati e-poštom fakture mora imati važeću adresu za elektronsku poštu. Ukoliko je
nema, ili je nevažeća tim kupcima neće biti dostavljena faktura e-poštom, što ćete primetiti uzvratnom porukom u Vašem klijentu za e-poštu, o neuspešnosti uručenja poruke. Treba skrenuti pažnju da je za jednog poslovnog partnera moguće dodati više adresa za e-poštu, ali da će se slanje fakture obaviti samo na podrazumevanu adresu e-pošte.

Faktura se uz elektronsku poruku šalje kao priključak (Attachment), sa korisničkog  foldera u Vašem operativnom sistemu. Prethodno, pre slanja fakture, faktura vrši se priprema pojedinačnih faktura u PDF formatu na korisničkom fodleru, što je najpogodniji format za slanje faktura e-poštom. Prilikom slanja se BusinessWise obraća Vašem SMTP serveru za odlaznu elektronsku poštu i predaje mu sve poruke sa priključenim fakturama. Bilo kakav neuspeh ovom prilikom se saopštava korisniku i prekida se dalji rad. Korisniku na kraju ostaje jedino obaveza da proveri da li ima povratih informacija, o eventualno neuspešnim isporukama faktura.

Slanje faktura klasičnom poštom

Za ovu svrhu je pripremljeno posebno štampanje adresa na kovertama, sa podacima o poštanskoj adresi Vaših partnera. Pri tome je izrađen i softver za sopstveni izgled poštanske koverte, pa u skladu s tim možete napraviti šablon za štampanje koverti na svojoj specifičnoj koverti. Tom prilikom možete odrediti dimenzije koverte i položaj adresne labele na njoj, a zitim sve to snimiti u šablon za kasniju upotrebu. Ovim se u potpunosti zaokružuje priča o menadžmentu
faktura, sa odlikama koje nisu postojale do sada u softveru.