Nova poreska evidencija

Kao što je poznato, posle mnogo nagađanja tipa: „da li će biti…, ili neće…“, konačno je „stvar“ rešena time što nova poreska evidencija, skraćeno POPDV, stupa na snagu 01. jula 2018. godine u samoj sredini leta, a pred sam početak godišnjih odmora. Čini mi se da do sada nikada nije uvedena ovako bitna promena u toku poslovne godine, zapravo to se uvek događalo sa početkom kalendarske godine, gde nove stvari započinju sa novom godinom.

Bilo kako bilo, POPDV je tu, na samo par nedelja od primene, a mi spremno dočekujemo promene. Promene su u BusinessWise softveru načinjene u vidu nove poreske evidencije, gde je praktično stara poreska evidencija u vidu knjige primljenih računa (KPR) i knjige izdatih računa (KIR), zamenjena novom poreskom evidencijom u vidu poreskih kartica, kojih ukupno ima 11.

Najbitnije je da nova poreska evindecija ne isključuje automatski staru, s obzirom da će možda biti ispravki i korekcija u KPR i KIR, u toku primene nove poreske evidencije. Nova poreska evidencija je praktično na identičan način integrisana u delovodnik dokumenata, gde, zajedno sa starom poreskom evidencijom, čini nadgradnju delovodnika dokumenata. Za razliku od stare poreske evidencije, gde je na ulazni delovodnik dokumenata priključena knjiga primljenih računa, a na izlazni delovodnik dokumenata priključena knjiga izlaznih računa, nova poreska evidencija je libelarnije integrisana.

Zapravo nova poreska evidencija nije zavisna od ulaznog, ili izlaznog, delovodnika dokumenata i u celini je pristupačna i iz ulaznog i iz izlaznog delovodnika dokumenata, odnosno bez razdvajanja na „ulazni“ i „izlazni“ PDD, kao na slici:

DEO3Slika 1: DEO 3

Kao što se na formi sa slike 1 vidi, klikom miša na opciju „STARA evidencija PDV“, menja se forma i prelazi se na rad sa starom evidencijom PDV, u ovom slučaju sa knjigom izlaznih računa (KIR), kao na slici 2:

Stara poreska evidencija KIRSlika 2: PDV izlazni

Klikom miša na opciju „NOVA evidencija PDV“, vraćamo se na novu poresku evidenciju. Ovim se ostavlja mesto za eventualne korekcije stare evidencije PDV, u toku primene nove evidencije PDV. Kao što se vidi i stara evidencija je nešto malo promenjena u izgledu, da bi se veličina forme prilagodila novoj evidenciji PDV, pa to treba imati na umu, jer minimalna rezolucija na Vašem monitoru mora biti 1024 x 768 piksela, kako bi pomenuta forma bila u celosti prikazana.

Promene se često u novoj poreskoj evidenciji evidentiraju na više poreskih kartica odjednom. Kao što vidite kartica „DEO 3“ sa slike 1, ima dve podkartice „3“ i „3a“, što je slučaj i sa karticom „DEO 4“ i „DEO 8“. Ovo sve ukupno čini da poreskih kartica ima ukupno 22, sa osnovnim.

Kartice „DEO 5“, „DEO 8“ delimično i „DEO 10“ su kalkulativne, ili zbirne. One se uglavnom formiraju prilikom izrade POPDV prijave, a mogu se uvek prikazati na formi za novu poresku evidenciju. Izuzetak je podkartica „8e“ na kartici „DEO 8“ koja je jednim delom kalkulativna, odnosno neke pozicije na toj kartici se formiraju periodično, a u neke se unose podaci o PDV koji se ne može odbiti. Po tome se kartica „DEO 8“ razlikuje od ostalih, koje su kalkulativne, ili služe za unos podataka.

Karakterističan je unos podataka o posebnoj stopi i opštoj stopi PDV. U novoj poreskoj evidenciji je načinjen kompromis, s obzirom na ogromnu količinu podataka koji se moraju uneti, pa se tako moraju uneti odvojeno podaci o posebnoj stopi i opštoj stopi. Da bi postupak evidencije nedvosmisleno bio jasan evidencije posebne i opšte stope su vizuelno posebno obojeni pa su tako boje za posebnu stopu vidljive na slici 3:

Evidencija posebne stope u DEU 8Slika 3: Evidencija posebne stope u DELU 8

Boje žuta i zelena su rezervisane za posebnu stopu, a boje za posebnu stopu su prikazane na formi sa slike 4:

Evidencija opšte stope u DELU 8Slika 4: Evidencija opšte stope u DELU 8


Ovo je i praktično, jer uobičajeno je da većina dokumenata, koji će se knjižiti „ručno“ u novu poresku evidenciju, dolazi sa jednobraznom poreskom stopom (ulazni računi za troškove…).

Sve promene koje se knjiže iz robno-materijalnog knjigovodstva, knjigovodstva sitnog inventara, knjigovodstva maloprodje i komunalnih usluga će se automatski knjižiti po poznatim pravilima u novoj poreskoj evidenciji. To praktično znači da će se stari način rada u pomenutim evidencijama nastaviti, skoro pa bez promene. Ipak promena ima i odnose se uglavnom na to da će se nova poreska evidencija knjižiti automatski, ukoliko je na nivou maloprodajnih objekata, ili skladišta, takav rad konfigurisan. Razlika u knjiženjima postoji samo u tom delu, da će se najpre podaci upisati u novu poresku evidenciju, a zatim se mogu pregledati i eventualno korigovati, odmah po knjiženju.

Stari način rada, u staroj poreskoj evidenciji, se uglavnom odvijao tako što se promena najpre preglada u knjizi ulaznih, ili izlaznih, računa, a zatim se izvrši upis podataka u KPR, ili KIR. Ovo je ponekada stvaralo potencijalne probleme da se knjiženje u KPR i KIR može izbeći pre upisa podataka. To je počenicima stvaralo ogromne probleme i nedoumicu, da li je promena proknjižena u KPR, ili KIR. Iskusnim korisnicima je to samo bio još jedan nepotrebni korak do završetka knjiženja KPR, ili KIR, uprkos tome što su konfigurisali svoje objekte za automatsko knjiženje KPR i KIR.

Kao što se zna sada se pre podnošenja PPPDV prijave obavezno podnosi i POPDV prijava na sajtu Poreske uprave. POPDV prijava će se najpre kreirati, posebnim postupkom poziva opcije sa menija u BusinessWise FinOp izvesti u XML datoteku, a zatim će se datoteka za predaju preuzeti sa sajta Poreske uprave. Za sada nema informacija da li će se PPPDV prijava automatski geberisati na sajtu Poreske uprave iz podnete POPDV prijave, ili će se PPPDV prijava podnositi odvojeno, kao i do sada.

Pre podnošenja poreske prijave i POPDV prijave, potrebno je složiti knjiženja glavne knjige sa evidencijom na poreskim karticama. Iz tog razloga treba, pre primene nove poreske evidencije usvojiti strategiju knjiženja glavne knjige na način, kako je to objašnjeno u Privrednom savetniku broj 19 i 20/2017, ili Računovodstvenoj praksi broj 20/2017. Tu se predlaže otvaranje analitika na grupama konta 27 i 47, dodavanjem oznake tačke dela nove poreske evidencije (4703a6, 4703a2…, 270e1…).

Sigurno se pitate: Da li je moguće otvaranje šifre konta sa abcednim znakovima? Da, moguće je i to odmah možete proveriti. Sada, kada primena nove poreske evidencije još nije stupila na snagu, dobar je momenat da se donese odluka o otvaranju konta na grupama 27 i 47 i pravljenja strategije evidencije u glavnoj knjizi. Ako ste se odlučili za izradu nove strategije knjiženja na grupama 27 i 47, obavezno izmenite i stavove za automatsko knjiženje promena iz maloprodaje i robno-materijalnog knjigovodstva. Ako koristite programski paket BusinessWise Komuna obavezno u Vašem cenovniku promenite pravila knjiženja PDV u skladu s novom poreskom evidencijom. Ovim ćete spremno dočekati novu poresku evidenciju i sebi olakšati sravnjenje podataka iz POPDV prijave sa glavnom knjigom.

Softver sa paralelnom evidencijom stare i nove poreske evidencije biće isporučen svim korisnicima softvera BusinessWise do 30.06.2018. godine, koji imaju važeće ugovore o održavanju softvera. Dužnost svakog korisnika je da se upozna sa zakonskim odredbama u vezi s novom poreskom evidencijom, jer IS MicroCore neće pružati podršku u vezi s informacijama za primenu poreskih propisa POPDV. Podrška će biti pružana samo sa tehničke strane u primeni propisa za upotrebu softvera i njegovoj primeni, tako da se od korisnika softvera očekuje dobro poznavanje primene poreskih propisa u vezi POPDV.

Menadžment izlaznih faktura

Menadžer faktura

U skladu s promenama iz decembra 2017. godine, ali i promena iz prvog tromesečja 2018. godine, osmišljen je potpuno novi softver kojim će te izmene biti obuhvaćene na jednom mestu. Ovde se prvenstveno misli na promene oko priznavanja faktura bez pečata i fizičkog potpisivanja, čime se otvara jedna potpuno nova dimenzija u poslovanju, a to je slanje faktura elektronskom poštom. U prvom tromesečju je najavljena registracija faktura u Centralni registar faktura (CRF), Uprave za trezor Narodne banke Srbije (NBS). Dodata je mogućnost i ispisa adresa (adresiranje) koverti za slanje faktura, uz kreiranje svojih šablona koverti, za klasično slanje državnom poštom. Sve ove tri nove mogućnosti, oko tretmana faktura, se jednim imenom nazivaju menadžmentom faktura, a na  meniju u BusinessWise softveru se ova nova mogućnost naziva kratko “Slanje faktura“, prema samoj nameni softvera da omogući ekspediciju faktura kupcu.

CRF

Ukratko, izmenama u decembru 2017. godine je stvorena obaveza registrovanja faktura, od strane izdavaoca, u Centralni registar faktura tezora NBS. Kao što svi znamo takozvani “javni sektor” je bio u obavezi da vodi RINO obrazac i da sve svoje obaveze za plaćanjem, plaćanja, potraživanja i naplate dnevno dostavlja trezoru NBS, u vidu RINO obrasca. Očigledno da javni sektor nije ispunjavao svoju obavezu na očekivani način, naročito u pogledu tačnosti informacija za RINO, pa je iz tog razloga deo obaveze, oko ispunjavanja zahteva za ovakvim informacijama iz RINO obrasca, NBS prebacila na poverioce javnog sektora. Za ne pridržavanje ove naredbe propisane su velike kazne, a između ostalog neprijavljivanje fakture poverioca u CRF, ne stvara obavezu za plaćanje od strane kupaca. Na sajtu CRF je moguće proveriti kojim obveznicima (kupcima) treba prijaviti fakture u CRF. U vezi s ovim je i takozvani “jedinstveni broj korisnika javnih sredstava”, ili JBKJS skraćeno. To je jedinstveni broj koji trezor dodeljuje svojim direktnim i indirektnim korisnicima, kao i javnim komunalnim preduzećima.

U BusinessWise softveru je ova mogućnost dodata u matičnim podacima za polsovnog partnera, kao i sama kategorizacija poslovnog partnera, uvedena još od postojanja obaveze da se JBKJS ističe na fakturama. To praktično znači da ukoliko niste uradili kategorizaciju Vaših poslovnih partnera do sada, ovo je krajnji momenat da to uradite, uz obavezan unos JBKJS za svakog partnera kome je dodeljen (vidi spisak koji je objavila Uprava za trezor NBS) u vidu softvera na njihovom sajtu. Tim postupkom se stvara mogućnost za automatsku prijavu faktura na sajt CRF, što prilikom većeg broja faktura, značajno smanjuje vreme provedeno u radu sa CRF, uz smanjenje grešaka koje mogu nastati ručnim unosom.

Uz pomoć menadžera faktura se može napraviti spisak faktura koje treba registrovati u CRF automatski, na osnovu datoteke sa pomenutim spiskom. Obuhvaćene su fakture iz robno-materijalnog knjigovodstva, maloprodaje i komunalnih usluga. Tim postupkom praktično otpada potreba za ručnim unosom faktura i sve se odvija u radu sa CRF sajtom na navedenoj adresi. Informacije o načinu uvoza izvežene datoteke iz BusinessWise sa fakturama, možete pronaći na sajtu CRF na ovom linku. Izvežena datoteka je u CSV formatu, odnosno odgovara jednom od ponuđenih tipova datoteka koje CRF zahteva. Datoteka se uvek snima u korisnički  folder (direktorijum), čiji naziv varira od toga iz kog dela se izvozi (robno-materijalno, maloprodaja, ili komunalne usluge) i od datuma krajnjeg perioda izvoza.
Radi pronalaženja pomenute datoteke otvorite bilo koji pretraživač datoteka u Vašem operativnom sistemu, uz čiju pomoć ćete lako pronaći korisnički (HOME) folder, na kome se nalazi pomenuta datoteka. Sa te lokacije ćete preuzeti datoteku u CRF, nakon čega ćete od CRF-a dobiti povratu informaciju o identifikacionom broju za svaku fakturu iz prijave.

Slanje faktura elektronskom poštom

Za ovrj postupak stvoreni su uslovi, uredbom iz januara 2018. godine, gde se nedvosmisleno kaže da faktura ne mora biti overena pečatom i fizički potpisana. Uredbom se smatra da je faktura potpisana ukoliko sadrži podatke koji nedvosmisleno govore o odgovornom licu, zaduženom za potpisivanje fakture. Oblik i sadržinu tih podataka trebao je ministar dodatno da pojasni, ali to još nije učinjeno, pa tako ostaje do daljnjeg da se potpisom smatraju bilo koji podaci o odgovornom licu: skenirani potpis, inicijali, puno ime i prezime, fotografija… Ovo sve stvara veoma veliku izvodljivost radnje slanja faktura elektronskom poštom. U tom smislu su i načinjene određene promene u matičnim podacima za firmu u Vašem BusinessWise softveru, koje treba popuniti podacima o odlaznom (SMTP) serveru elektronske pošte. Više o ovome možete videti u samom softveru u delu matičnih podataka, gde se pod stavkom “Elementi organizacije” mogu ažurirati pomenuti podaci za firmu.

Podatke o Vašem SMTP serveru najbolje je obezbediti iz Vašeg klijenta za elektronsku poštu, prepisujući ih u podacima za SMTP server za firmu, čime se ispunjava deo uslova za slanje faktura na elektronsku poštu (e-pošta). Ukoliko niste familijarni s ovom temom, najbolje je ceo posao poveriti nekom stručnom licu iz Vaše firme. Drugi bitan uslov je da svaki Vaš kupac, kome želite slati e-poštom fakture mora imati važeću adresu za elektronsku poštu. Ukoliko je
nema, ili je nevažeća tim kupcima neće biti dostavljena faktura e-poštom, što ćete primetiti uzvratnom porukom u Vašem klijentu za e-poštu, o neuspešnosti uručenja poruke. Treba skrenuti pažnju da je za jednog poslovnog partnera moguće dodati više adresa za e-poštu, ali da će se slanje fakture obaviti samo na podrazumevanu adresu e-pošte.

Faktura se uz elektronsku poruku šalje kao priključak (Attachment), sa korisničkog  foldera u Vašem operativnom sistemu. Prethodno, pre slanja fakture, faktura vrši se priprema pojedinačnih faktura u PDF formatu na korisničkom fodleru, što je najpogodniji format za slanje faktura e-poštom. Prilikom slanja se BusinessWise obraća Vašem SMTP serveru za odlaznu elektronsku poštu i predaje mu sve poruke sa priključenim fakturama. Bilo kakav neuspeh ovom prilikom se saopštava korisniku i prekida se dalji rad. Korisniku na kraju ostaje jedino obaveza da proveri da li ima povratih informacija, o eventualno neuspešnim isporukama faktura.

Slanje faktura klasičnom poštom

Za ovu svrhu je pripremljeno posebno štampanje adresa na kovertama, sa podacima o poštanskoj adresi Vaših partnera. Pri tome je izrađen i softver za sopstveni izgled poštanske koverte, pa u skladu s tim možete napraviti šablon za štampanje koverti na svojoj specifičnoj koverti. Tom prilikom možete odrediti dimenzije koverte i položaj adresne labele na njoj, a zitim sve to snimiti u šablon za kasniju upotrebu. Ovim se u potpunosti zaokružuje priča o menadžmentu
faktura, sa odlikama koje nisu postojale do sada u softveru.