Menadžment izlaznih faktura

Menadžer faktura

U skladu s promenama iz decembra 2017. godine, ali i promena iz prvog tromesečja 2018. godine, osmišljen je potpuno novi softver kojim će te izmene biti obuhvaćene na jednom mestu. Ovde se prvenstveno misli na promene oko priznavanja faktura bez pečata i fizičkog potpisivanja, čime se otvara jedna potpuno nova dimenzija u poslovanju, a to je slanje faktura elektronskom poštom. U prvom tromesečju je najavljena registracija faktura u Centralni registar faktura (CRF), Uprave za trezor Narodne banke Srbije (NBS). Dodata je mogućnost i ispisa adresa (adresiranje) koverti za slanje faktura, uz kreiranje svojih šablona koverti, za klasično slanje državnom poštom. Sve ove tri nove mogućnosti, oko tretmana faktura, se jednim imenom nazivaju menadžmentom faktura, a na  meniju u BusinessWise softveru se ova nova mogućnost naziva kratko “Slanje faktura“, prema samoj nameni softvera da omogući ekspediciju faktura kupcu.

CRF

Ukratko, izmenama u decembru 2017. godine je stvorena obaveza registrovanja faktura, od strane izdavaoca, u Centralni registar faktura tezora NBS. Kao što svi znamo takozvani “javni sektor” je bio u obavezi da vodi RINO obrazac i da sve svoje obaveze za plaćanjem, plaćanja, potraživanja i naplate dnevno dostavlja trezoru NBS, u vidu RINO obrasca. Očigledno da javni sektor nije ispunjavao svoju obavezu na očekivani način, naročito u pogledu tačnosti informacija za RINO, pa je iz tog razloga deo obaveze, oko ispunjavanja zahteva za ovakvim informacijama iz RINO obrasca, NBS prebacila na poverioce javnog sektora. Za ne pridržavanje ove naredbe propisane su velike kazne, a između ostalog neprijavljivanje fakture poverioca u CRF, ne stvara obavezu za plaćanje od strane kupaca. Na sajtu CRF je moguće proveriti kojim obveznicima (kupcima) treba prijaviti fakture u CRF. U vezi s ovim je i takozvani “jedinstveni broj korisnika javnih sredstava”, ili JBKJS skraćeno. To je jedinstveni broj koji trezor dodeljuje svojim direktnim i indirektnim korisnicima, kao i javnim komunalnim preduzećima.

U BusinessWise softveru je ova mogućnost dodata u matičnim podacima za polsovnog partnera, kao i sama kategorizacija poslovnog partnera, uvedena još od postojanja obaveze da se JBKJS ističe na fakturama. To praktično znači da ukoliko niste uradili kategorizaciju Vaših poslovnih partnera do sada, ovo je krajnji momenat da to uradite, uz obavezan unos JBKJS za svakog partnera kome je dodeljen (vidi spisak koji je objavila Uprava za trezor NBS) u vidu softvera na njihovom sajtu. Tim postupkom se stvara mogućnost za automatsku prijavu faktura na sajt CRF, što prilikom većeg broja faktura, značajno smanjuje vreme provedeno u radu sa CRF, uz smanjenje grešaka koje mogu nastati ručnim unosom.

Uz pomoć menadžera faktura se može napraviti spisak faktura koje treba registrovati u CRF automatski, na osnovu datoteke sa pomenutim spiskom. Obuhvaćene su fakture iz robno-materijalnog knjigovodstva, maloprodaje i komunalnih usluga. Tim postupkom praktično otpada potreba za ručnim unosom faktura i sve se odvija u radu sa CRF sajtom na navedenoj adresi. Informacije o načinu uvoza izvežene datoteke iz BusinessWise sa fakturama, možete pronaći na sajtu CRF na ovom linku. Izvežena datoteka je u CSV formatu, odnosno odgovara jednom od ponuđenih tipova datoteka koje CRF zahteva. Datoteka se uvek snima u korisnički  folder (direktorijum), čiji naziv varira od toga iz kog dela se izvozi (robno-materijalno, maloprodaja, ili komunalne usluge) i od datuma krajnjeg perioda izvoza.
Radi pronalaženja pomenute datoteke otvorite bilo koji pretraživač datoteka u Vašem operativnom sistemu, uz čiju pomoć ćete lako pronaći korisnički (HOME) folder, na kome se nalazi pomenuta datoteka. Sa te lokacije ćete preuzeti datoteku u CRF, nakon čega ćete od CRF-a dobiti povratu informaciju o identifikacionom broju za svaku fakturu iz prijave.

Slanje faktura elektronskom poštom

Za ovrj postupak stvoreni su uslovi, uredbom iz januara 2018. godine, gde se nedvosmisleno kaže da faktura ne mora biti overena pečatom i fizički potpisana. Uredbom se smatra da je faktura potpisana ukoliko sadrži podatke koji nedvosmisleno govore o odgovornom licu, zaduženom za potpisivanje fakture. Oblik i sadržinu tih podataka trebao je ministar dodatno da pojasni, ali to još nije učinjeno, pa tako ostaje do daljnjeg da se potpisom smatraju bilo koji podaci o odgovornom licu: skenirani potpis, inicijali, puno ime i prezime, fotografija… Ovo sve stvara veoma veliku izvodljivost radnje slanja faktura elektronskom poštom. U tom smislu su i načinjene određene promene u matičnim podacima za firmu u Vašem BusinessWise softveru, koje treba popuniti podacima o odlaznom (SMTP) serveru elektronske pošte. Više o ovome možete videti u samom softveru u delu matičnih podataka, gde se pod stavkom “Elementi organizacije” mogu ažurirati pomenuti podaci za firmu.

Podatke o Vašem SMTP serveru najbolje je obezbediti iz Vašeg klijenta za elektronsku poštu, prepisujući ih u podacima za SMTP server za firmu, čime se ispunjava deo uslova za slanje faktura na elektronsku poštu (e-pošta). Ukoliko niste familijarni s ovom temom, najbolje je ceo posao poveriti nekom stručnom licu iz Vaše firme. Drugi bitan uslov je da svaki Vaš kupac, kome želite slati e-poštom fakture mora imati važeću adresu za elektronsku poštu. Ukoliko je
nema, ili je nevažeća tim kupcima neće biti dostavljena faktura e-poštom, što ćete primetiti uzvratnom porukom u Vašem klijentu za e-poštu, o neuspešnosti uručenja poruke. Treba skrenuti pažnju da je za jednog poslovnog partnera moguće dodati više adresa za e-poštu, ali da će se slanje fakture obaviti samo na podrazumevanu adresu e-pošte.

Faktura se uz elektronsku poruku šalje kao priključak (Attachment), sa korisničkog  foldera u Vašem operativnom sistemu. Prethodno, pre slanja fakture, faktura vrši se priprema pojedinačnih faktura u PDF formatu na korisničkom fodleru, što je najpogodniji format za slanje faktura e-poštom. Prilikom slanja se BusinessWise obraća Vašem SMTP serveru za odlaznu elektronsku poštu i predaje mu sve poruke sa priključenim fakturama. Bilo kakav neuspeh ovom prilikom se saopštava korisniku i prekida se dalji rad. Korisniku na kraju ostaje jedino obaveza da proveri da li ima povratih informacija, o eventualno neuspešnim isporukama faktura.

Slanje faktura klasičnom poštom

Za ovu svrhu je pripremljeno posebno štampanje adresa na kovertama, sa podacima o poštanskoj adresi Vaših partnera. Pri tome je izrađen i softver za sopstveni izgled poštanske koverte, pa u skladu s tim možete napraviti šablon za štampanje koverti na svojoj specifičnoj koverti. Tom prilikom možete odrediti dimenzije koverte i položaj adresne labele na njoj, a zitim sve to snimiti u šablon za kasniju upotrebu. Ovim se u potpunosti zaokružuje priča o menadžmentu
faktura, sa odlikama koje nisu postojale do sada u softveru.

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa *